Ce qui est déposé, consulté, téléchargé.
Dans quelles affaires la dataroom intervient
Un divorce, de l’état civil au patrimoine
Pièces d’identité, livret de famille, avis d’imposition, bulletins de salaire, titre de propriété, relevés de comptes : le modèle Divorce les demande au client.
Une procédure, de la convocation à la partie civile
Convocation, procès-verbaux, copie de la procédure à cotes numérotées, expertises, pièces de la défense, constitution de partie civile : le modèle Dossier pénal les demande, jusqu’aux garanties de représentation du client.
Une vente, du compromis à l’offre de prêt
Titre de propriété, compromis ou promesse de vente, acte notarié, diagnostics techniques, offre de prêt, état hypothécaire, règlement de copropriété : le modèle Dossier immobilier les demande.
Un contrôle, de la liasse à la proposition de rectification
Liasses fiscales, avis d’imposition, fichier des écritures comptables, déclarations de TVA, proposition de rectification, mises en demeure : le modèle Dossier fiscal les demande.
Une cession, puis les audits
Statuts à jour, extrait Kbis, procès-verbaux d’assemblées, liasses fiscales sur trois ans, comptes annuels, contrats significatifs, contrats de travail : le modèle Cession d’entreprise les demande. Les pièces déposées se reprennent ensuite dans Audit financier, Audit valorisation, Audit juridique et Audit social, en une seule sélection.
Un contentieux, des pièces numérotées
Une pièce déposée reçoit un numéro d’ordre, pièce n° 3 par exemple, attribué au dépôt. Une pièce retirée laisse un trou, comme dans un bordereau.
À partir d’un crédit
par dataroom et par mois.
Le coût et votre solde s’affichent avant l’ouverture de chaque dataroom.
Le crédit est débité à l’ouverture, puis chaque mois tant que la dataroom reste ouverte. L’option HDS coûte 3 crédits par mois et par tranche de 10 Go.
La consommation est rattachée au client du dossier et apparaît dans l’écran « À refacturer » de Ma Facturation. Vous décidez de la refacturer, dans les termes de votre convention d’honoraires.
La consommation s’arrête à la clôture de la dataroom. Les crédits achetés restent valables 12 mois.
Ce que vous vous demandez peut-être
Mon client doit-il créer un compte ?
Non, il n’a aucun compte meentera à ouvrir. Il reçoit un lien personnel par courriel. À sa première visite, il saisit l’adresse à laquelle l’invitation a été envoyée et pose son propre mot de passe : le lien seul n’ouvre pas la dataroom. Il dépose ensuite ses pièces depuis son navigateur, sur téléphone ou sur ordinateur.
Puis-je utiliser mes propres listes de pièces ?
Oui. Vous enregistrez vos propres modèles, pour vous ou pour votre cabinet, et vous les reprenez à chaque nouvelle affaire. Les modèles fournis couvrent le divorce, le pénal, l’immobilier, le fiscal, la cession d’entreprise, les audits d’acquisition, les conclusions en réplique, la préparation d’audience et le secrétariat juridique. Un dernier modèle ne préremplit aucune liste.
Puis-je donner des droits différents à chaque invité ?
Oui. Chaque invité reçoit l’un de deux rôles : lecteur, qui consulte et télécharge les pièces, ou contributeur, qui dépose et consulte. Vous pouvez limiter un contributeur au dépôt d’une seule pièce, prolonger le lien d’un invité ou révoquer son accès à tout moment.
La dataroom est-elle vraiment sécurisée ?
Les pièces d’une nouvelle dataroom sont hébergées en France, chez un hébergeur certifié ISO 27001, avec une option HDS pour les données de santé. La connexion est chiffrée. Les dépôts, consultations et téléchargements sont inscrits au journal de la dataroom, avec la date et l’intervenant : ses entrées ne peuvent ni être modifiées ni être effacées depuis la plateforme, et il se filtre et s’exporte.
Que se passe-t-il à la clôture de la dataroom ?
L’application vous propose de télécharger l’archive des pièces avant de clôturer. Une fois la dataroom clôturée, plus aucun dépôt n’est possible. Les pièces restent consultables 30 jours, puis sont définitivement supprimées. Le journal des accès est conservé.
De la liste des pièces au dossier complet
Vous préparez la liste et invitez votre client
Vous partez du modèle de votre domaine de droit, qui prépare l’arborescence et la liste des pièces à réunir. Vous ajustez les rubriques et les pièces demandées, vous choisissez la durée de validité des liens, puis vous invitez votre client.
Votre client dépose ses pièces
Sur sa page de dépôt, il voit les pièces déjà déposées et celles qu’il reste à fournir. Il dépose en une fois ou au fil du dossier : une pièce déposée en réponse à une demande est nommée et rangée selon la liste. Tant que des pièces manquent, il est relancé automatiquement, à la cadence choisie à l’ouverture : tous les 3, 5 ou 10 jours ouvrés.
Vous suivez les dépôts et invitez les autres intervenants
L’application vous avertit quand une pièce arrive, et un courriel vous prévient quand le dossier est complet. Confrère, expert, notaire ou partie adverse : vous invitez qui doit intervenir. Une demande peut recevoir plusieurs fichiers, chacun numéroté. Quand un dépôt remplace une pièce déjà versée, la version précédente est conservée.