Conditions Générales d’Utilisation

Article 1 : Objet et champ d’application

Les présentes conditions générales d’utilisation régissent l’accès et l’utilisation de la plateforme meentera, ses solutions, services et contenus associés. Elles s’appliquent à tout utilisateur accédant à la plateforme, indépendamment de son statut (professionnel, entreprise, etc.).

La plateforme est éditée par Ruby SAS, SAS (société par actions simplifiée) au capital de 100 €, RCS Chartres 108422387, dont le siège social est situé 1 allée des Atlantes, 28000 Chartres, France. Contact : contact@meentera.com.

Article 2 : Définitions

• Logiciel : Le logiciel meentera édité par Ruby SAS, protégé par le droit d’auteur (article L. 112-2, 13° du Code de la propriété intellectuelle), y compris ses versions successives et sa documentation
• Plateforme : L’ensemble formé par le Logiciel, les interfaces et les contenus mis à disposition par Ruby SAS · meentera, accessible à distance, en ligne
• Utilisateur : Toute personne physique ou morale accédant à la Plateforme après acceptation des présentes CGU
• Solution : Chacun des modules fonctionnels du Logiciel : Pilotage des dossiers (Flow), Ma Facturation (Cash light), Dataroom (Vault), Vigilance LCB-FT (lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme), Deal (audit financier, audit valorisation, audits juridique et social), AdversIA (conclusions adverses)
• Abonnement : La souscription payante emportant concession de la licence d’utilisation du Logiciel décrite à l’Article 4 bis et donnant accès à une ou plusieurs Solutions selon les plans tarifaires proposés
• Contenu : Tous les textes, données, créations graphiques, codes, analyses et recommandations fournis par les Solutions

Article 3 : Accès et inscription

Conditions d’accès : L’accès à la Plateforme est réservé aux utilisateurs ayant accepté les présentes CGU. L’Utilisateur garantit posséder la capacité juridique pour contracter et utiliser les Services.

Inscription : L’Utilisateur doit fournir des informations véridiques, exactes, complètes et actualisées. L’Utilisateur reconnaît être seul responsable du maintien de la confidentialité de son mot de passe et s’engage à notifier immédiatement toute utilisation non autorisée de son compte.

Validation : Un courriel de validation sera envoyé à l’adresse fournie. L’Utilisateur accepte de vérifier sa boîte de réception, y compris le dossier des courriers indésirables.

Article 4 : Description des Solutions

La Plateforme propose six Solutions complémentaires, organisées en deux familles d’usage :

Abonnement (inclus dans le plan mensuel par avocat) :

• Pilotage des dossiers : hub cabinet, gestion clients et affaires, échéances, relevé des temps passés par dossier.
• Ma Facturation : émission de factures conformes à la facturation électronique (Factur-X), suivi des honoraires, facturation du temps passé au taux horaire de la convention d’honoraires du dossier, refacturation client.

Consommation au crédit (achat à l’unité ou en pack) :

• Dataroom : espace de partage documentaire, aux connexions chiffrées, 10 Go pendant 30 jours par crédit consommé. Option HDS (hébergeur certifié de données de santé), sur un stockage distinct, pour les dossiers contenant des données de santé à caractère personnel, 3 crédits par mois et par tranche de 10 Go.
• Vigilance LCB-FT : vérification des clients au titre de la LCB-FT (criblage sanctions sur listes officielles, bénéficiaires effectifs). Le criblage des personnes politiquement exposées (PEP) n’est pas assuré à ce jour ; il reste à la charge de l’avocat au titre de sa vigilance LCB-FT. Cinq vérifications offertes par mois incluses dans l’Abonnement, vérifications supplémentaires facturées au crédit.
• Deal : analyse financière, valorisation d’entreprise, audit juridique, audit social. Un crédit par analyse financière ou par valorisation ; pour l’audit juridique et l’audit social, un crédit par tranche de 300 pages lues, plancher d’un crédit (39 € HT le crédit à l’unité, dès 29 € en pack).
• AdversIA : conclusions en réplique construites à partir des écritures et pièces adverses, trame de réponse structurée. Un crédit par tranche de 300 pages analysées (plancher d’un crédit, plafond de 50 crédits par analyse).

Chaque Solution produit des livrables (rapports PDF, dataroom, analyses structurées) restitués sous la responsabilité de l’avocat utilisateur (cf. Article 6 : Obligations professionnelles).

Article 4 bis : Licence d’utilisation du Logiciel

Concession de licence : L’Abonnement emporte concession à l’Utilisateur, pendant toute sa durée, d’une licence d’utilisation du Logiciel : droit personnel, non exclusif, non cessible et non transférable d’utiliser le Logiciel et ses Solutions, pour les seuls besoins de l’activité professionnelle de l’Utilisateur et dans la limite du nombre d’avocats souscrits. L’accès s’effectue à distance, le Logiciel étant hébergé par Ruby SAS · meentera. Les crédits ouvrent, dans le cadre de cette même licence, le droit d’exécuter les fonctions du Logiciel facturées à la consommation (Dataroom, Vigilance LCB-FT, Deal, AdversIA).

Décomposition du prix : Le prix de l’Abonnement et des crédits rémunère, à titre principal, la concession de la licence d’utilisation du Logiciel et, à titre accessoire, des prestations distinctes : hébergement, stockage, maintenance, mises à jour et support. Cette décomposition s’applique à l’ensemble des plans tarifaires.

Restrictions : L’Utilisateur s’interdit de reproduire le Logiciel, de le décompiler ou de procéder à son ingénierie inverse en dehors des exceptions prévues à l’article L. 122-6-1 du Code de la propriété intellectuelle, de le louer, le prêter, le sous-licencier ou le mettre à disposition d’un tiers, et de développer un produit concurrent à partir de l’accès fourni.

Réserve de propriété : Ruby SAS demeure titulaire exclusif de l’ensemble des droits de propriété intellectuelle sur le Logiciel, ses versions successives, ses évolutions et sa documentation. La licence concédée n’emporte aucun transfert de propriété.

Article 5 : Conditions financières

Modèles tarifaires : La Plateforme propose deux modèles tarifaires cumulables :

• Abonnement par avocat actif : 99 € HT/mois par avocat inscrit sur le cabinet. Inclut Pilotage des dossiers et Ma Facturation en illimité.
• Siège collaborateur : 39 € HT/mois par personne, pour tout membre du cabinet qui n’est pas avocat (assistante, secrétaire, juriste), sur une seconde ligne de la même facture mensuelle, sans remise de lancement. Ce siège donne accès au pilotage des dossiers, à l’agenda, à la collecte des pièces et à la préparation des factures, et exclut les analyses, la revue des livrables, les décisions de vigilance et la gestion de l’abonnement. Le nombre de sièges collaborateur ne peut excéder le nombre d’avocats du cabinet dont le titre est vérifié. Les règles d’ajout et de retrait en cours de mois sont celles du siège avocat.
• Ajout et retrait d’un avocat en cours de mois : l’Abonnement du cabinet fait l’objet d’une facture mensuelle unique, prélevée à l’échéance du cabinet et portant le nombre et le nom des avocats couverts. Tout avocat ajouté en cours de période de facturation est facturé au prorata des jours restant jusqu’à l’échéance, puis au tarif mensuel à compter de la période suivante. Tout mois commencé est intégralement dû : le retrait d’un avocat prend effet pour la facturation à la période suivante, sans réduction, avoir ni remboursement au titre de la période en cours.
• Offre promotionnelle de lancement : toute première souscription du cabinet à l’Abonnement, enregistrée jusqu’au 31 décembre 2026 inclus, bénéficie d’une remise de 30 € HT par avocat et par mois, soit 69 € HT/mois par avocat, pendant les douze premières mensualités consécutives à compter de la souscription. À l’issue de ces douze mensualités, le tarif courant de 99 € HT/mois s’applique sans autre formalité. La remise est appliquée automatiquement lors du paiement, sans code à saisir. Elle porte sur l’Abonnement uniquement, à l’exclusion des crédits, et s’applique à chaque avocat ajouté au cabinet pendant les douze mensualités. Elle est soumise aux conditions suivantes :
  • Une seule fois par cabinet. L’offre est accordée une seule fois par cabinet, entendu comme la structure d’exercice identifiée par son numéro SIREN, quels que soient le compte, l’adresse électronique ou l’associé qui souscrit. Elle n’est ni cumulable avec une autre offre, ni cessible, ni transférable à un autre cabinet.
  • Attachée à la souscription qui l’ouvre. La résiliation de l’Abonnement, quelle qu’en soit la cause, l’auteur ou la date, y compris pendant la période d’essai ou à la suite d’un défaut de paiement, met fin définitivement à la remise. Les mensualités remisées non consommées ne sont ni reportées, ni indemnisées, ni transférées sur une souscription ultérieure.
  • Pas de nouvelle remise après résiliation. Toute souscription ultérieure du même cabinet, y compris enregistrée avant le 31 décembre 2026, est facturée au tarif courant de 99 € HT/mois par avocat dès son activation, sans nouvelle période remisée.
  • Contournement. Ruby SAS se réserve le droit de refuser la remise, ou de la retirer avec facturation au tarif courant à compter de la mensualité suivante, en cas de contournement de ces conditions, notamment par la création de plusieurs comptes ou de plusieurs cabinets pour une même structure d’exercice.
• Crédits à la consommation : 39 € HT le crédit à l’unité, dégressif jusqu’à 29 € HT en pack 100. Les crédits sont partagés entre avocats du cabinet. Durée d’utilisation : douze (12) mois à compter de la date d’achat. Au-delà, les crédits non consommés sont définitivement perdus.

Nature de la rémunération : Conformément à l’Article 4 bis, l’Abonnement et les crédits rémunèrent à titre principal la concession de la licence d’utilisation du Logiciel, les prestations d’hébergement, de maintenance et de support étant fournies à titre accessoire.

Refacturation client : L’avocat utilisateur conserve toute liberté quant à la refacturation des prestations générées via la Plateforme à ses clients. Cette refacturation s’effectue conformément aux règles déontologiques applicables (article 11 du Règlement Intérieur National, convention d’honoraires préalable obligatoire) et au guide CNB IA mars 2026.

Statistiques de refacturation des crédits : L’Utilisateur autorise Ruby SAS à établir, pour le pilotage de son offre, des statistiques agrégées et anonymisées à partir des prix hors taxes auxquels les cabinets refacturent les crédits à leurs clients, rapprochés de leurs prix d’achat. Ces statistiques portent sur au moins cinq cabinets et ne sont jamais établies par cabinet ni par client : aucun chiffre propre à un cabinet ou à un client n’en est restitué ni conservé. Établies mois par mois, elles se limitent au nombre de cabinets concernés, à leur marge moyenne par crédit arrondie à l’euro et à la part de ceux qui revendent au-dessus de leur prix d’achat. Elles ne reposent sur aucune donnée des clients du cabinet : des factures de refacturation, seuls la nature et le numéro de la pièce, sa date, son état, l’existence d’un avoir ou d’un temps passé qui s’y rattache, les quantités et les prix hors taxes sont lus, jamais l’identité ni les coordonnées d’un client, ni le libellé d’une ligne.

Période d’essai : Toute première souscription à l’Abonnement ouvre une période d’essai de sept (7) jours calendaires, décomptée à partir de la validation de la souscription. Aucun prélèvement n’intervient pendant cette période. Un moyen de paiement valide est enregistré à la souscription ; il n’est débité qu’au terme de l’essai. Trois (3) crédits sont offerts à cette occasion, une seule fois par cabinet, et restent acquis dans les conditions de durée prévues au présent article. La période d’essai est accordée une seule fois par cabinet : une souscription ultérieure, après résiliation, ne rouvre aucune nouvelle période d’essai et donne lieu à facturation dès son activation. L’Utilisateur qui résilie avant le terme de l’essai n’est débité d’aucun montant au titre de l’Abonnement. À défaut de résiliation avant ce terme, l’Abonnement se poursuit et le premier prélèvement intervient au septième jour, au tarif applicable à la souscription. Ruby SAS informe l’Utilisateur par courrier électronique de l’ouverture de l’essai, de la date exacte du premier prélèvement et de son montant, puis lui adresse un rappel avant l’échéance.

Facturation : L’Utilisateur accepte d’être facturé selon la périodicité choisie (mensuelle, annuelle). La facturation intervient au terme de la période d’essai puis à chaque date anniversaire. Les crédits sont facturés à l’achat.

Retard de paiement : Toute somme non réglée à son échéance porte de plein droit, dès le lendemain, des pénalités de retard au taux de refinancement de la Banque centrale européenne majoré de dix points, ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € (articles L. 441-10 et D. 441-5 du Code de commerce). Aucun escompte n’est accordé pour paiement anticipé.

Droit de rétractation : Conformément à la loi française, l’Utilisateur dispose d’un délai de 14 jours à compter de l’activation de son Abonnement pour se rétracter. La demande doit être adressée par écrit. Le droit de rétractation ne s’applique pas aux crédits déjà consommés.

Résiliation : L’Utilisateur peut résilier son Abonnement à tout moment, en autonomie et sans avoir à motiver sa demande, depuis la rubrique « Mon abonnement » de son compte. La résiliation prend effet à la fin de la période de facturation en cours. Lorsqu’elle intervient pendant la période d’essai, aucun montant n’est prélevé au titre de l’Abonnement. Aucun remboursement au prorata ne sera effectué après expiration du délai de rétractation. À la fin de l’Abonnement, l’Utilisateur conserve pendant trente (30) jours l’accès à la Plateforme pour consulter et exporter ses données ; l’usage des crédits y est suspendu. À l’issue de ce délai, l’accès est fermé ; la fermeture est reportée tant qu’une demande d’export complet est en cours. Les crédits achetés restent valables douze (12) mois à compter de leur achat : la résiliation ne les supprime pas, mais leur utilisation suppose un Abonnement en cours.

Article 5 bis : Clause IA générative et obligation d’information client

Recours à l’intelligence artificielle : Les Solutions meentera mobilisent le moteur d’analyse de Mistral AI, société française qui s’engage à restreindre le traitement à l’Union européenne (Annexe A). Avant l’appel d’analyse, le texte des pièces est pseudonymisé par meentera : les identifiants structurés y sont remplacés par des jetons opaques (SIREN, SIRET, numéro de TVA, RCS, URSSAF, numéro de téléphone, adresse électronique, IBAN, BIC). La table de correspondance est chiffrée, conservée hors du moteur d’analyse et supprimée au plus tard quatre-vingt-dix (90) jours après sa création.

Noms de personnes et raisons sociales : Sont également remplacés par des jetons le nom du client, celui de la partie adverse et ceux des interlocuteurs et contacts renseignés au dossier, les noms de personnes, de sociétés et les adresses que l’Utilisateur inscrit dans la liste des noms à masquer du dossier, ainsi que les dirigeants inscrits sur la fiche du client et ceux identifiés à la lecture des pièces lors d’une valorisation du dossier. Le remplacement couvre les principales formes sous lesquelles ces noms apparaissent, notamment une raison sociale écrite avec ou sans sa forme juridique, sans égard aux majuscules ; un nom écrit autrement dans la pièce, notamment sans ses accents, abrégé ou mal lu lors de l’extraction du texte, peut ne pas être reconnu et être transmis tel quel. Sont de même remplacés, pour une analyse rattachée à l’un de ses dossiers ou à ce client, la date et le lieu de naissance d’un client personne physique inscrits sur une fiche du cabinet qui porte son nom ou son SIREN : la date sous ses principales écritures (en chiffres, avec l’année sur quatre ou sur deux chiffres, ou avec le mois en toutes lettres), le lieu là où il est écrit comme sur la fiche, à ses accents et à ses traits d’union près, avec une majuscule initiale. Chaque occurrence est restituée au livrable telle qu’elle était écrite.

Portée exacte de la pseudonymisation : L’Utilisateur est expressément informé des limites suivantes, qui font partie intégrante de son information au titre de l’article 28 du RGPD. En premier lieu, la pseudonymisation porte sur des identifiants, non sur le contenu : montants, dates, clauses et descriptions sont transmis tels quels, puisque c’est sur ce contenu que porte l’analyse, à l’exception de la date et du lieu de naissance d’un client inscrits sur sa fiche, remplacés là où ils sont reconnus, y compris dans une clause. En deuxième lieu, le remplacement des noms repose sur une déclaration : un nom qui ne figure ni dans les champs du dossier, ni dans la liste des noms à masquer du dossier, ni parmi les dirigeants connus du client, notamment celui d’un tiers cité dans le corps d’une pièce que l’Utilisateur n’a pas inscrit dans cette liste, est transmis tel quel, sauf s’il est reconnu à sa forme (personne précédée d’une civilité, société désignée avec sa forme juridique), reconnaissance qui ne les attrape pas tous ; une analyse rattachée à aucun dossier ni à aucun client ne bénéficie d’aucune de ces déclarations, hormis, dans AdversIA, le nom de l’avocat adverse saisi au cadrage de l’analyse. En troisième lieu, une pièce fournie sous forme d’image, de PDF scanné ou de liasse fiscale est transmise au moteur d’analyse dans son format d’origine afin d’en extraire le texte, cette extraction précédant nécessairement la pseudonymisation, laquelle s’applique alors au texte obtenu. Enfin, les fonctions dont l’objet même est de lire une information nominative, telles que la lecture des dirigeants et de leurs rémunérations dans les pièces d’une valorisation ou la lecture d’une pièce dans le module Vigilance LCB-FT, transmettent la pièce ou son texte sans pseudonymisation préalable, cette transmission étant inhérente au service demandé.

Obligation d’information client par l’avocat : Conformément au guide CNB sur l’usage de l’intelligence artificielle par l’avocat (mars 2026), l’avocat utilisateur s’engage à informer son client de l’usage d’outils d’intelligence artificielle dans le traitement de son dossier. Une clause-type d’information est fournie en annexe à la convention d’honoraires meentera.

Vérification humaine : Les livrables générés par les Solutions meentera constituent une aide à la décision et à la rédaction. Ils ne se substituent pas à l’analyse juridique de l’avocat utilisateur, qui en demeure seul responsable vis-à-vis de son client. Dans AdversIA, les textes et décisions dont la source peut être identifiée sont rapprochés des bases officielles (Légifrance, Judilibre, Eur-Lex), et ceux qui ne s’y retrouvent pas sont signalés comme non vérifiés ou retirés du texte ; ce rapprochement ne couvre pas toutes les références d’un livrable. Dans AdversIA comme dans les autres Solutions, toute référence juridique d’un livrable reste donc à vérifier par l’Utilisateur avant d’être reprise.

Conditions de sous-traitance du moteur d’analyse : Mistral AI intervient en qualité de sous-traitant ultérieur de Ruby SAS au sens de l’article 28 du RGPD, l’Utilisateur demeurant responsable de traitement. Ruby SAS a conclu avec Mistral AI un contrat d’entreprise, distinct des conditions d’adhésion en libre accès, aux termes duquel Mistral AI s’engage envers Ruby SAS à ne pas conserver les contenus qui lui sont transmis une fois la réponse rendue, à n’en faire aucune réutilisation, notamment pour l’entraînement ou l’amélioration de ses modèles, et à restreindre le traitement à l’Union européenne. Ces engagements sont ceux de Mistral AI et leur exécution lui incombe ; conformément à l’article 28.4 du RGPD, Ruby SAS en demeure pleinement responsable envers l’Utilisateur. Les conditions précises figurent dans l’Annexe A : sous-traitance Mistral.

Article 6 : Obligations de l’Utilisateur

Usage loyal : L’Utilisateur s’engage à utiliser la Plateforme de manière loyale et conforme à la loi. Il s’interdit notamment :

• Toute extraction, reproduction ou duplication non autorisée de contenu
• Le piratage, l’intrusion, les attaques ou tests de vulnérabilité
• L’utilisation de robots, d’extracteurs automatiques ou d’automatisations non autorisées
• La transmission de virus, logiciels malveillants ou tout autre code malveillant
• Le harcèlement ou la violation des droits d’autrui

Garanties sur les données chargées : L’Utilisateur garantit qu’il dispose de l’ensemble des droits, mandats, autorisations et bases légales nécessaires pour charger, traiter et soumettre à la Plateforme les pièces, documents et données qu’il y dépose, y compris les données personnelles de ses clients et de tiers. Il garantit que ces données ne contreviennent à aucune obligation de confidentialité, de secret professionnel, contractuelle ou légale, et qu’il a, le cas échéant, informé les personnes concernées et recueilli les consentements requis. L’Utilisateur s’interdit de charger toute donnée dont le traitement serait illicite.

Mot de passe : L’Utilisateur est seul responsable de la sécurité de son mot de passe et de son compte. Il accepte tous les risques liés à tout accès non autorisé.

Article 7 : Propriété intellectuelle

Le Logiciel, ses codes, créations graphiques et interfaces, ainsi que les contenus, données brutes, analyses et recommandations proposés sur la Plateforme, constituent des œuvres protégées par le droit d’auteur ou des bases de données dont Ruby SAS · meentera est titulaire ou concessionnaire exclusif des droits.

Seule la licence d’utilisation définie à l’Article 4 bis est concédée à l’Utilisateur, à l’exclusion de tout autre droit.

L’Utilisateur ne peut en aucune circonstance les reproduire, modifier, traduire, adapter, publier, citer ou exploiter à titre commercial ou personnel sans autorisation écrite préalable. La violation entraînera des poursuites judiciaires.

Article 8 : Données personnelles

Le traitement des données personnelles est effectué conformément à la Politique de Confidentialité accessible via la Plateforme. L’Utilisateur accepte le traitement de ses données selon les modalités décrites.

Article 8 bis : Rôles RGPD (responsable de traitement et sous-traitant)

À ce titre, il appartient à l’Utilisateur, et à lui seul, de : déterminer la finalité et la base légale des traitements qu’il met en œuvre ; s’assurer de la licéité de la collecte des données qu’il charge ; informer les personnes concernées et, le cas échéant, recueillir leur consentement ; respecter le secret professionnel de l’avocat et ses obligations déontologiques ; traiter les demandes d’exercice des droits des personnes concernées.

Ruby SAS · meentera met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées : pseudonymisation des identifiants structurés avant l’appel au moteur d’analyse, dans les limites précisées à l’article 5 bis, chiffrement des connexions et de la base de données, hébergement en France et dans l’Union européenne (voir Article 9 ter), double authentification exigée de tous les comptes, traçabilité des accès aux datarooms. Le détail figure à l’Annexe A : sous-traitance Mistral.

Lecture de l’agenda extérieur : lorsque l’Utilisateur relie ses agendas professionnels (Microsoft 365, Google Agenda, Apple iCloud : un par fournisseur), Ruby SAS · meentera les lit sur son instruction, sans jamais y écrire, aux seules fins de lui afficher ses rendez-vous dans son agenda sur la Plateforme, lisibles de lui seul, de lui signaler un créneau déjà pris lorsqu’un rendez-vous est posé sur la Plateforme, de compter ce temps pris dans la charge de travail que la Plateforme calcule pour lui et pour son cabinet, de lui proposer le dossier auquel rattacher un créneau et de suivre l’horaire d’un créneau rattaché et, à sa demande, de lui proposer ses clients à partir de l’historique de chaque agenda relié, en rapprochant chaque nom des clients, des prospects et des fiches de renseignements du cabinet (reprise de portefeuille). Un créneau que l’Utilisateur rattache à un dossier devient un rendez-vous de ce dossier, avec son horaire et l’intitulé qu’il retient, sans le lieu ni les invités de l’agenda, lisible comme les autres rendez-vous de dossier du cabinet ; tant que l’agenda reste relié et lu, que son jour n’est pas passé et que l’Utilisateur n’en change pas l’horaire sur la Plateforme, son horaire suit celui de l’agenda. Un créneau passé reste rattachable tant qu’il est conservé. Une fois le rendez-vous terminé, l’Utilisateur peut en enregistrer le temps au relevé du dossier, sous la nature du rendez-vous et jamais sous son intitulé. Le dossier proposé est calculé à la demande, sans être conservé ni soumis au moteur d’analyse. Chaque agenda relié a sa propre lecture de l’historique ; une lecture menée à son terme ne se refait pas sur le même agenda, même après sa déconnexion puis une nouvelle connexion, tant que la reprise n’a pas été effacée par le départ de l’Utilisateur du cabinet ; seule une lecture qui n’a pas abouti peut être relancée, sauf si elle a échoué parce que le cabinet compte trop de dossiers, de prospects ou de fiches de renseignements pour qu’ils soient tous comparés à l’agenda. Seuls les calendriers qu’il désigne sont lus ; d’un créneau rattaché qui n’y apparaît plus, la Plateforme vérifie seulement s’il existe encore dans le compte Microsoft 365 relié, ou dans les agendas que consulte le compte Google relié. Sont seuls conservés : l’adresse de chaque compte relié et la liste des calendriers désignés ; les adresses que l’Utilisateur déclare pour relier un agenda ouvert sous une autre adresse que celle de son compte, chacune vérifiée par un code à six chiffres qui lui est envoyé, dont seule l’empreinte est conservée, jusqu’à la vérification ou au plus tard la nuit qui suit son expiration ; les créneaux pris, relus pour le jour même et les six mois à venir, avec leur intitulé, leur lieu et les adresses des invités extérieurs au cabinet, lisibles par le seul Utilisateur, un rendez-vous marqué privé chez le fournisseur n’étant conservé que comme créneau, et un créneau passé, qui n’est plus relu, restant tel qu’il a été lu en dernier ; la décision de l’Utilisateur sur un créneau (dossier ou personnel), avec l’horaire du créneau, ses identifiants chez le fournisseur et l’adresse du compte relié d’où il vient, sans contenu ; le résultat de la reprise, le temps de sa validation : les noms proposés avec, pour chacun, sa note de classement et les motifs de cette note, sa nature présumée (personne morale ou indéterminée), le nombre de rendez-vous, la première et la dernière date et le domaine de l’adresse d’une personne conviée hors du cabinet, l’adresse de la personne conviée hors du cabinet le plus souvent avec ce nom et, pour un nom qui rappelle une fiche du cabinet, quatre de ces fiches au plus, chacune avec son libellé, sa nature, son nombre de dossiers et le motif du rapprochement, à l’exclusion de toute autre donnée de ces fiches, ainsi que les assemblées annuelles repérées et si leur nom est celui d’un client ou d’un prospect du cabinet, la reprise ne gardant ensuite que ses compteurs et ses dates ; les accès à l’agenda, chiffrés. L’historique lu pour la reprise n’est pas enregistré et n’est pas soumis au moteur d’analyse, pas plus que son rapprochement des fiches du cabinet. Les noms que l’Utilisateur retient entrent au cabinet sous une nouvelle fiche client, sous la fiche existante qu’il désigne comme le même client, ou sous celle à laquelle la Plateforme les rattache d’office (même nom de deux personnes morales dont les formes de société ne se contredisent pas, ou même nom de deux personnes physiques, désignées comme telles par leur civilité ou leur nature, quand la fiche porte déjà la même adresse électronique et que leurs civilités s’accordent : une civilité qui dit le genre, « M. » ou « Mme », figure des deux côtés, un titre comme « Me » ou « Dr » pouvant ne figurer que d’un côté) ; chaque fiche y reçoit un dossier du cabinet, un seul pour toute la reprise. Les fournisseurs d’agenda sont les prestataires de l’Utilisateur ou de son cabinet, et non des sous-traitants ultérieurs de Ruby SAS · meentera ; la lecture n’y dépose aucune donnée. Les durées de conservation figurent à l’Article 8 ter.

Abonnement de l’agenda : lorsque l’Utilisateur l’active, Ruby SAS · meentera lui remet une adresse d’abonnement personnelle, où son application d’agenda relève d’elle-même, à son rythme, ses échéances à traiter, ses audiences, ses rendez-vous, y compris ceux où un confrère l’a convié, hors ceux qu’il a rattachés depuis son agenda relié, qui figurent déjà dans cet agenda, et ses absences. Rien n’est publié tant qu’il ne l’a pas activé. Par défaut, seuls le jour, l’heure, la nature de l’acte et la référence du dossier sont publiés, ni le nom du client ni le lieu ; si l’Utilisateur choisit l’option des intitulés complets, les intitulés et les lieux le sont aussi. Le rendez-vous personnel d’un confrère est toujours publié sous l’intitulé « meentera : Personnel », sans lieu, et une absence toujours sans son motif. L’adresse vaut accès : quiconque la détient lit ces dates, et il appartient à l’Utilisateur de ne pas la divulguer. L’application d’agenda et son fournisseur gardent une copie des dates relevées ; ils sont les prestataires de l’Utilisateur ou de son cabinet, et non des sous-traitants ultérieurs de Ruby SAS · meentera. L’Utilisateur peut à tout moment remplacer ou révoquer l’adresse, qui cesse aussitôt de servir ses dates ; elle est révoquée d’office à son départ du cabinet. La copie déjà relevée relève de l’application et de son fournisseur : il appartient à l’Utilisateur d’en retirer ce calendrier.

Temps passé : lorsque l’Utilisateur, ou un membre du cabinet qui tient son agenda, enregistre du temps passé sur un dossier, Ruby SAS · meentera le conserve avec ce dossier : avocat concerné, compte qui l’a enregistré, date, durée, intitulé, description, caractère facturable et, une fois facturé, la facture qui le porte. Le temps d’un rendez-vous prend pour intitulé la nature du rendez-vous, jamais son intitulé. Ce temps est lisible de l’avocat concerné, de la personne qui l’a enregistré, de l’avocat du dossier, ainsi que du titulaire du cabinet, de ses administrateurs et de ses collaborateurs ; une fois porté sur une facture, son intitulé, sa date, le nom de l’avocat et sa durée figurent dans les lignes de cette facture, lisible de tous les membres du cabinet comme toute facture. Ma Facturation le valorise au taux horaire de la convention d’honoraires du dossier, quand elle en fixe un, et le reprend, à la demande de l’Utilisateur, en lignes d’une facture adressée au client du dossier. Il n’est pas soumis au moteur d’analyse. Il est conservé avec le dossier ; une fois porté sur une facture, il ne se modifie plus.

En sa qualité de sous-traitant, Ruby SAS · meentera s’engage en outre, conformément à l’article 28.3 du RGPD, à :

• Confidentialité : veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données s’engagent à en respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité (article 28.3.b) ;
• Assistance : aider l’Utilisateur, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées et dans la mesure du possible, à donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées (article 28.3.e), notamment via les fonctions d’export et de suppression de la Plateforme ;
• Notification des violations : notifier à l’Utilisateur toute violation de données à caractère personnel dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance (articles 28.3.f et 33.2), avec les éléments nécessaires à sa propre notification à la CNIL et, le cas échéant, aux personnes concernées ;
• Sort des données : au terme de la prestation, supprimer les données ou les restituer à l’Utilisateur, selon son choix, et détruire les copies existantes, sauf obligation légale de conservation (article 28.3.g) ; les mécanismes automatiques de purge décrits à l’Article 8 ter (destruction du texte des pièces dès la production du livrable, destruction du livrable lui-même, expiration des datarooms, purge de la table de pseudonymisation à 90 jours) s’appliquent en continu, sans attendre la fin du contrat ;
• Audit : mettre à la disposition de l’Utilisateur les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations, et permettre la réalisation d’audits, y compris des inspections, par l’Utilisateur ou un auditeur qu’il a mandaté, dans des conditions raisonnables de délai, de périmètre et de confidentialité (article 28.3.h) ;
• Sous-traitants ultérieurs : ne recourir qu’aux sous-traitants ultérieurs listés dans la Politique de Confidentialité (autorisation écrite générale de l’Utilisateur, article 28.2). Tout ajout ou remplacement fait l’objet d’une information préalable de l’Utilisateur, qui dispose de trente jours pour émettre des objections ; à défaut d’accord sur une solution de remplacement, l’Utilisateur peut résilier l’abonnement concerné sans pénalité.

L’Utilisateur reconnaît que la pseudonymisation réduit l’exposition des données auprès des prestataires d’analyse sans la supprimer, dans les limites énoncées à l’article 5 bis, et qu’elle ne le dispense pas de ses propres obligations de responsable de traitement, notamment quant au contenu en texte libre et aux pièces qu’il choisit de soumettre.

Article 8 ter : Durées de conservation et remise des livrables

Remise préalable du livrable : pour l’audit juridique, l’audit social et l’analyse financière, l’accès en lecture à un livrable est subordonné à son téléchargement préalable par l’Utilisateur. Cette remise a pour objet de garantir que l’Utilisateur détient son exemplaire avant que ne courent les délais de destruction ci-dessous.

Durées applicables :

• Texte extrait des pièces et fichiers déposés sur une analyse : détruits dès la production du livrable. En cas d’échec technique de l’analyse, ils sont conservés quarante-huit (48) heures afin de permettre une reprise sans nouvelle consommation de crédit, puis détruits.
• Livrable téléchargé d’un audit juridique, d’un audit social, d’une analyse financière ou d’un audit valorisation : détruit une (1) heure après son premier téléchargement. L’Utilisateur en détient alors son exemplaire.
• Livrable non téléchargé, ou livrable d’une autre Solution : conservé trente (30) jours à compter de sa production, puis détruit.
• Analyse AdversIA : conservée trente (30) jours à compter de sa production, puis détruite, qu’un document en ait été tiré ou non, son téléchargement n’avançant pas cette échéance. Le fichier Word des conclusions est retiré de l’espace de téléchargement dès qu’il a été téléchargé ; lorsque l’analyse est rattachée à un dossier, un exemplaire en est rangé dans les documents de ce dossier, où il suit le sort des autres documents du cabinet.
• Chiffres de reprise d’une analyse financière ou d’une valorisation : les agrégats chiffrés par exercice et les leviers identifiés, sans texte d’analyse ni pièce, sont conservés vingt-quatre (24) heures afin que l’autre analyse de la même affaire puisse repartir des mêmes chiffres, puis détruits. Toute reprise, et toute correction apportée par l’Utilisateur aux chiffres repris avec son motif, est consignée dans un journal conservé tant que le compte du cabinet existe, et effacé avec lui.
• Livrable d’analyse financière ou de valorisation redéposé : le fichier téléchargé porte dans ses propriétés de document les chiffres repris décrits ci-dessus, qui figurent déjà dans son contenu. Son empreinte numérique est enregistrée afin de reconnaître le fichier original s’il est redéposé ; elle ne contient aucune donnée du dossier et est conservée tant que l’analyse existe. Le fichier redéposé est lu puis abandonné : seuls ses chiffres sont conservés, vingt-quatre (24) heures.
• Table de correspondance de pseudonymisation : chiffrée et purgée au plus tard quatre-vingt-dix (90) jours après sa création, conformément à l’Article 5 bis.

Caractère définitif de la destruction : la destruction est irréversible. Elle emporte perte de l’accès au livrable depuis la Plateforme, sans que Ruby SAS · meentera puisse le restituer. L’Utilisateur qui souhaite disposer à nouveau d’un livrable détruit doit relancer une analyse, laquelle donne lieu à une nouvelle consommation de crédit.

Espaces documentaires : les pièces versées par l’Utilisateur dans une Dataroom ne relèvent pas du présent article. Elles demeurent sous le contrôle de l’Utilisateur et suivent la durée propre à l’espace concerné, telle que décrite à l’Article 4. Une pièce importée depuis une Dataroom vers une analyse n’est jamais supprimée de la Dataroom du fait de cette analyse.

Agenda extérieur : un créneau lu dans l’agenda relié par l’Utilisateur est effacé au plus tard dans la nuit qui suit le trente et unième jour après son jour ; jusque-là, il reste rattachable à un dossier, tel qu’il a été lu en dernier. La liste de noms d’une reprise de portefeuille, avec ce qu’elle note des fiches du cabinet rapprochées, est effacée à la fin de la reprise ou à la déconnexion de l’agenda concerné, et au plus tard dans la nuit qui suit le trentième jour après la lecture ; une reprise lue ne garde ensuite que ses compteurs et ses dates, sans aucun nom. Les accès à un agenda et ses créneaux conservés sont effacés à sa déconnexion ; une reprise qui n’a pas été lue l’est avec eux. Une adresse déclarée pour relier un agenda est conservée jusqu’à son retrait ; jamais vérifiée, elle est effacée au plus tard deux jours après sa déclaration. Au départ de l’Utilisateur du cabinet, les accès, les créneaux, une reprise non terminée et les adresses déclarées sont effacés ; ils le sont aussi à la suppression de son compte. Les dossiers et tâches créés par la reprise suivent le sort des autres données du cabinet. Un créneau que l’Utilisateur rattache à un dossier devient un rendez-vous de ce dossier et suit le sort des autres rendez-vous du cabinet, comme le temps passé qu’il y enregistre. Les décisions de l’Utilisateur sur des créneaux, sans contenu, sont conservées jusqu’à la nuit qui suit le trente et unième jour après leur jour, ou le soixante-deuxième si le créneau a disparu de l’agenda, y compris après la déconnexion de l’agenda ou le départ de l’Utilisateur.

Abonnement de l’agenda : l’adresse d’abonnement et ses réglages sont conservés jusqu’à leur révocation par l’Utilisateur, son départ du cabinet ou la suppression de son compte. Le journal des gestes faits sur l’abonnement, qui ne contient ni l’adresse ni aucune date de l’agenda, est conservé douze (12) mois.

Exception légale : les données dont la conservation est imposée par une obligation légale ou réglementaire, notamment les données de facturation, sont conservées pour la durée prévue par cette obligation, indépendamment des délais ci-dessus.

Article 9 : Limitation de responsabilité

Nature informationnelle des Solutions : Les Solutions meentera fournissent des analyses, simulations, recommandations et contenus à titre informatif et d’aide à la décision. Elles ne se substituent en aucun cas à l’avis ou la consultation d’un avocat, expert-comptable, fiscaliste, commissaire aux comptes ou tout autre professionnel habilité relevant de votre situation spécifique.

Aide à la décision et vérification humaine : Les livrables sont fournis en l’état, comme une aide à la décision et à la rédaction. L’Utilisateur, professionnel du droit, demeure seul responsable de la vérification, de la qualification juridique, du contrôle et de l’usage des livrables vis-à-vis de ses clients et des tiers. Ruby SAS · meentera ne garantit ni l’exactitude, ni l’exhaustivité, ni l’adéquation des analyses à une situation particulière.

Indépendance professionnelle : La relation entre l’avocat et son client, la stratégie, les écritures, les conseils et les décisions relèvent de la seule responsabilité de l’avocat. Ruby SAS · meentera n’exerce aucune activité de consultation juridique et n’est pas partie à la relation entre l’Utilisateur et ses clients.

Exclusion des dommages indirects : Dans la limite permise par la loi, Ruby SAS · meentera ne saurait être tenu responsable des dommages indirects, immatériels ou consécutifs, notamment perte de chance, perte de clientèle, perte ou altération de données, manque à gagner, atteinte à l’image, ou toute condamnation prononcée à l’encontre de l’Utilisateur ou de son client.

Plafond de responsabilité : La responsabilité totale de Ruby SAS · meentera, toutes causes confondues, est limitée au montant hors taxes effectivement payé par l’Utilisateur au titre des douze (12) mois précédant le fait générateur. Cette limitation ne s’applique pas en cas de dol, de faute lourde ou de dommage corporel.

Article 9 bis : Garantie et indemnisation par l’Utilisateur

L’Utilisateur garantit Ruby SAS · meentera et le relève de toute conséquence (réclamation, action, condamnation, sanction administrative, frais et honoraires de défense raisonnables) résultant de :

• la violation par l’Utilisateur des présentes CGU ou de toute disposition légale ou déontologique ;
• les données, pièces ou contenus chargés sur la Plateforme, notamment l’absence de droit, de base légale ou d’autorisation pour les traiter ;
• l’usage qu’il fait des livrables auprès de ses clients ou de tiers ;
• tout manquement à ses obligations de responsable de traitement, de confidentialité ou de secret professionnel.

Article 9 ter : Prestataires tiers et moteur d’analyse

Certaines fonctionnalités s’appuient sur des prestataires techniques tiers : le moteur d’analyse de Mistral AI (éditeur français, qui s’engage à restreindre le traitement à l’Union européenne), l’hébergeur, le prestataire de paiement et le prestataire d’envoi des courriels. Les données transmises au moteur d’analyse font l’objet d’une pseudonymisation par meentera dans les conditions et les limites décrites à l’article 5 bis : les identifiants structurés sont remplacés par des jetons, la table de correspondance étant chiffrée et conservée hors du moteur d’analyse.

Localisation de l’infrastructure : l’application et le calcul applicatif sont hébergés en France par Clever Cloud ; les pièces déposées dans les datarooms et les coffres de vigilance sont stockées en France par OVHcloud (option HDS pour les dossiers sensibles) ; la base de données (authentification, métadonnées, structure des dossiers), les pièces transmises aux modules d’analyse, les livrables et les factures sont hébergés dans l’Union européenne par Supabase. Ce choix, conforme au RGPD, garantit qu’aucune donnée n’est transférée hors de l’Union européenne sans les garanties prévues au chapitre V du RGPD.

Ruby SAS · meentera sélectionne ces prestataires avec soin, mais ne saurait être tenu responsable des actes, défaillances, interruptions ou incidents de sécurité imputables à un prestataire tiers échappant à son contrôle raisonnable. Les conditions de traitement par Mistral figurent à l’Annexe A : sous-traitance Mistral, mise à jour à chaque évolution du contrat conclu entre Ruby SAS et Mistral AI.

Article 10 : Disponibilité et maintenance

Ruby SAS · meentera s’engage à assurer la disponibilité de la Plateforme 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, hors maintenances programmées ou situations de force majeure. Des interruptions peuvent survenir pour mise à jour, correction de sécurité ou évolutions. Les utilisateurs seront avertis en cas de maintenance programmée.

Article 11 : Modification des CGU

Ruby SAS · meentera se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment. Les modifications s’imposeront à l’Utilisateur à compter de leur mise en ligne. L’utilisation continue de la Plateforme vaut acceptation des modifications.

Article 12 : Droit applicable et juridiction

Les présentes CGU sont régies par le droit français. Tout différend sera soumis à la juridiction compétente selon le domicile du défendeur. Les parties cherchent d’abord à résoudre tout différend à l’amiable.