Conditions Générales d’Utilisation

Article 1 : Objet et champ d’application

Les présentes conditions générales d’utilisation régissent l’accès et l’utilisation de la plateforme meentera, ses solutions, services et contenus associés. Elles s’appliquent à tout utilisateur accédant à la plateforme, indépendamment de son statut (professionnel, entreprise, etc.).

Article 2 : Définitions

• Logiciel : Le logiciel meentera édité par Ruby SAS, protégé par le droit d’auteur (article L. 112-2, 13° du Code de la propriété intellectuelle), y compris ses versions successives et sa documentation
• Plateforme : L’ensemble formé par le Logiciel, les interfaces et les contenus mis à disposition par Ruby SAS · meentera, accessible à distance en mode SaaS
• Utilisateur : Toute personne physique ou morale accédant à la Plateforme après acceptation des présentes CGU
• Solution : Chacun des modules fonctionnels du Logiciel : Pilotage des dossiers (Flow), Ma Facturation (Cash light), Dataroom (Vault), KYC, Deal (audit financier, audit valorisation, audits juridique et social), Adversia (conclusions adverses)
• Abonnement : La souscription payante emportant concession de la licence d’utilisation du Logiciel décrite à l’Article 4 bis et donnant accès à une ou plusieurs Solutions selon les plans tarifaires proposés
• Contenu : Tous les textes, données, designs, codes, analyses et recommandations fournis par les Solutions

Article 3 : Accès et inscription

Conditions d’accès : L’accès à la Plateforme est réservé aux utilisateurs ayant accepté les présentes CGU. L’Utilisateur garantit posséder la capacité juridique pour contracter et utiliser les Services.

Inscription : L’Utilisateur doit fournir des informations véridiques, exactes, complètes et actualisées. L’Utilisateur reconnaît être seul responsable du maintien de la confidentialité de son mot de passe et s’engage à notifier immédiatement toute utilisation non autorisée de son compte.

Validation : Un email de validation sera envoyé à l’adresse fournie. L’Utilisateur accepte de vérifier sa boîte mail, y compris le dossier spam/indésirables.

Article 4 : Description des Solutions

La Plateforme propose six Solutions complémentaires, organisées en deux familles d’usage :

Abonnement (inclus dans le plan mensuel par avocat) :

• Pilotage des dossiers : hub cabinet, gestion clients et affaires, échéances.
• Ma Facturation : émission de factures conformes à la facturation électronique (Factur-X), suivi des honoraires, refacturation client.

Consommation au crédit (achat à l’unité ou en pack) :

• Dataroom : espace de partage documentaire chiffré, 10 Go pendant 30 jours par crédit consommé. Mode HDS disponible (bucket isolé dédié) pour les dossiers contenant des données de santé à caractère personnel, 3 crédits par mois et par tranche de 10 Go.
• KYC : vérification client LCB-FT (criblage sanctions sur listes officielles, bénéficiaires effectifs). Le criblage des personnes politiquement exposées (PEP) n’est pas assuré à ce jour ; il reste à la charge de l’avocat au titre de sa vigilance LCB-FT. Cinq vérifications offertes par mois incluses dans l’Abonnement, vérifications supplémentaires facturées au crédit.
• Deal : analyse financière, valorisation d’entreprise, audit juridique, audit social. Un crédit par fonction (39 € HT à l’unité, dès 29 € en pack).
• Adversia : conclusions en réplique construites à partir des écritures et pièces adverses, trame de réponse structurée. Un crédit par tranche de 300 pages analysées (plancher d’un crédit, plafond de 50 crédits par analyse).

Chaque Solution produit des livrables (rapports PDF, dataroom, analyses structurées) restitués sous la responsabilité de l’avocat utilisateur (cf. Article 6 : Obligations professionnelles).

Article 4 bis : Licence d’utilisation du Logiciel

Concession de licence : L’Abonnement emporte concession à l’Utilisateur, pendant toute sa durée, d’une licence d’utilisation du Logiciel : droit personnel, non exclusif, non cessible et non transférable d’utiliser le Logiciel et ses Solutions, pour les seuls besoins de l’activité professionnelle de l’Utilisateur et dans la limite du nombre d’avocats souscrits. L’accès s’effectue à distance, le Logiciel étant hébergé par Ruby SAS · meentera. Les crédits ouvrent, dans le cadre de cette même licence, le droit d’exécuter les fonctions du Logiciel facturées à la consommation (Dataroom, KYC, Deal, Adversia).

Décomposition du prix : Le prix de l’Abonnement et des crédits rémunère, à titre principal, la concession de la licence d’utilisation du Logiciel et, à titre accessoire, des prestations distinctes : hébergement, stockage, maintenance, mises à jour et support. Cette décomposition s’applique à l’ensemble des plans tarifaires.

Restrictions : L’Utilisateur s’interdit de reproduire le Logiciel, de le décompiler ou de procéder à son ingénierie inverse en dehors des exceptions prévues à l’article L. 122-6-1 du Code de la propriété intellectuelle, de le louer, le prêter, le sous-licencier ou le mettre à disposition d’un tiers, et de développer un produit concurrent à partir de l’accès fourni.

Réserve de propriété : Ruby SAS demeure titulaire exclusif de l’ensemble des droits de propriété intellectuelle sur le Logiciel, ses versions successives, ses évolutions et sa documentation. La licence concédée n’emporte aucun transfert de propriété.

Article 5 : Conditions financières

Modèles tarifaires : La Plateforme propose deux modèles tarifaires cumulables :

• Abonnement par avocat actif : 99 € HT/mois par avocat inscrit sur le cabinet. Inclut Pilotage des dossiers et Ma Facturation en illimité.
• Offre promotionnelle : toute souscription enregistrée jusqu’au 31 décembre 2026 inclus bénéficie d’une remise de 30 € HT par avocat et par mois, soit 69 € HT/mois par avocat, pendant les douze premières mensualités consécutives à compter de la souscription. À l’issue de ces douze mensualités, le tarif courant de 99 € HT/mois s’applique sans autre formalité. La remise est appliquée automatiquement lors du paiement, sans code à saisir. Elle porte sur l’abonnement uniquement, à l’exclusion des crédits, et cesse avec la résiliation de l’abonnement : les mensualités non consommées ne sont ni reportées ni indemnisées.
• Crédits à la consommation : 39 € HT le crédit à l’unité, dégressif jusqu’à 29 € HT en pack 100. Les crédits sont partagés entre avocats du cabinet. Durée d’utilisation : douze (12) mois à compter de la date d’achat. Au-delà, les crédits non consommés sont définitivement perdus.

Nature de la rémunération : Conformément à l’Article 4 bis, l’Abonnement et les crédits rémunèrent à titre principal la concession de la licence d’utilisation du Logiciel, les prestations d’hébergement, de maintenance et de support étant fournies à titre accessoire.

Refacturation client : L’avocat utilisateur conserve toute liberté quant à la refacturation des prestations générées via la Plateforme à ses clients. Cette refacturation s’effectue conformément aux règles déontologiques applicables (article 11 du Règlement Intérieur National, convention d’honoraires préalable obligatoire) et au guide CNB IA mars 2026.

Période d’essai : Toute première souscription à l’Abonnement ouvre une période d’essai de sept (7) jours calendaires, décomptée à partir de la validation de la souscription. Aucun prélèvement n’intervient pendant cette période. Un moyen de paiement valide est enregistré à la souscription ; il n’est débité qu’au terme de l’essai. Trois (3) crédits sont offerts à cette occasion, une seule fois par cabinet, et restent acquis dans les conditions de durée prévues au présent article. La période d’essai est accordée une seule fois par cabinet : une souscription ultérieure, après résiliation, ne rouvre aucune nouvelle période d’essai et donne lieu à facturation dès son activation. L’Utilisateur qui résilie avant le terme de l’essai n’est débité d’aucun montant au titre de l’Abonnement. À défaut de résiliation avant ce terme, l’Abonnement se poursuit et le premier prélèvement intervient au septième jour, au tarif applicable à la souscription. Ruby SAS informe l’Utilisateur par courrier électronique de l’ouverture de l’essai, de la date exacte du premier prélèvement et de son montant, puis lui adresse un rappel avant l’échéance.

Facturation : L’Utilisateur accepte d’être facturé selon la périodicité choisie (mensuelle, annuelle). La facturation intervient au terme de la période d’essai puis à chaque date anniversaire. Les crédits sont facturés à l’achat.

Droit de rétractation : Conformément à la loi française, l’Utilisateur dispose d’un délai de 14 jours à compter de l’activation de son Abonnement pour se rétracter. La demande doit être adressée par écrit. Le droit de rétractation ne s’applique pas aux crédits déjà consommés.

Résiliation : L’Utilisateur peut résilier son Abonnement à tout moment, en autonomie et sans avoir à motiver sa demande, depuis la rubrique « Mon abonnement » de son compte. La résiliation prend effet à la fin de la période de facturation en cours. Lorsqu’elle intervient pendant la période d’essai, aucun montant n’est prélevé au titre de l’Abonnement. Aucun remboursement au prorata ne sera effectué après expiration du délai de rétractation. Les crédits achetés restent utilisables pendant douze (12) mois même après résiliation de l’Abonnement.

Article 5 bis : Clause IA générative et obligation d’information client

Recours à l’intelligence artificielle : Les Solutions meentera mobilisent un moteur d’analyse Mistral (entreprise française, hébergement en Union européenne). Avant l’appel d’analyse, le texte des pièces est pseudonymisé par le pipeline meentera : les identifiants structurés y sont remplacés par des jetons opaques (SIREN, SIRET, numéro de TVA, RCS, URSSAF, numéro de téléphone, adresse électronique, IBAN, BIC). La table de correspondance est chiffrée en AES-256-GCM, conservée hors du moteur d’analyse et supprimée au plus tard quatre-vingt-dix (90) jours après sa création.

Noms de personnes et raisons sociales : Sont également remplacés par des jetons le nom du client, celui de la partie adverse et ceux des interlocuteurs renseignés au dossier, ainsi que toute personne ou société que l’Utilisateur ajoute à la liste des noms à masquer accessible depuis la fiche du dossier, et les dirigeants identifiés lors de l’analyse des pièces. Le remplacement couvre les principales formes sous lesquelles ces noms apparaissent, notamment une raison sociale écrite avec ou sans sa forme juridique.

Portée exacte de la pseudonymisation : L’Utilisateur est expressément informé des limites suivantes, qui font partie intégrante de son information au titre de l’article 28 du RGPD. En premier lieu, la pseudonymisation porte sur des identifiants, non sur le contenu : montants, dates, clauses et descriptions sont transmis tels quels, puisque c’est sur ce contenu que porte l’analyse. En deuxième lieu, le remplacement des noms repose sur une déclaration et non sur une détection automatique : un nom qui ne figure ni dans les champs du dossier ni dans la liste des noms à masquer, notamment celui d’un tiers cité dans le corps d’une pièce, est transmis tel quel. En troisième lieu, une pièce fournie sous forme d’image, de PDF scanné ou de liasse fiscale est transmise au moteur d’analyse dans son format d’origine afin d’en extraire le texte, cette extraction précédant nécessairement la pseudonymisation, laquelle s’applique alors au texte obtenu. Enfin, les fonctions dont l’objet même est de lire une information nominative, telles que l’extraction des dirigeants à partir des statuts ou la lecture d’une pièce dans le module KYC, transmettent la pièce et son texte sans pseudonymisation préalable, cette transmission étant inhérente au service demandé.

Obligation d’information client par l’avocat : Conformément au guide CNB sur l’usage de l’intelligence artificielle par l’avocat (mars 2026), l’avocat utilisateur s’engage à informer son client de l’usage d’outils d’intelligence artificielle dans le traitement de son dossier. Une clause-type d’information est fournie en annexe à la convention d’honoraires meentera.

Vérification humaine : Les livrables générés par les Solutions meentera constituent une aide à la décision et à la rédaction. Ils ne se substituent pas à l’analyse juridique de l’avocat utilisateur, qui en demeure seul responsable vis-à-vis de son client. Toute citation légale est passée par un vérificateur de sources avant restitution (Quality Gate 6).

Détails techniques Mistral : Le Data Processing Addendum (DPA) standard de Mistral, intégré à ses conditions, s’applique dès l’utilisation de l’API (traitement en Union européenne, relation responsable de traitement / sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD). Ce DPA d’adhésion réserve toutefois à Mistral la qualité de responsable pour certains usages (amélioration, modération, données agrégées) : l’exclusion inconditionnelle de toute réutilisation, y compris pour l’entraînement, et le Zero Data Retention ne seront acquis qu’après signature d’un contrat Mistral Enterprise renforcé, en cours de négociation entre Ruby SAS et Mistral AI. Les conditions précises figurent dans l’Annexe A : DPA Mistral.

Article 6 : Obligations de l’Utilisateur

Usage loyal : L’Utilisateur s’engage à utiliser la Plateforme de manière loyale et conforme à la loi. Il s’interdit notamment :

• Toute extraction, reproduction ou duplication non autorisée de contenu
• Le piratage, l’intrusion, les attaques ou tests de vulnérabilité
• L’utilisation de bots, scrapers ou automatisations non autorisées
• La transmission de virus, malwares ou tout code malveillant
• Le harcèlement ou la violation des droits d’autrui

Garanties sur les données chargées : L’Utilisateur garantit qu’il dispose de l’ensemble des droits, mandats, autorisations et bases légales nécessaires pour charger, traiter et soumettre à la Plateforme les pièces, documents et données qu’il y dépose, y compris les données personnelles de ses clients et de tiers. Il garantit que ces données ne contreviennent à aucune obligation de confidentialité, de secret professionnel, contractuelle ou légale, et qu’il a, le cas échéant, informé les personnes concernées et recueilli les consentements requis. L’Utilisateur s’interdit de charger toute donnée dont le traitement serait illicite.

Mot de passe : L’Utilisateur est seul responsable de la sécurité de son mot de passe et de son compte. Il accepte tous les risques liés à tout accès non autorisé.

Article 7 : Propriété intellectuelle

Le Logiciel, ses codes, designs et interfaces, ainsi que les contenus, données brutes, analyses et recommandations proposés sur la Plateforme, constituent des œuvres protégées par le droit d’auteur ou des bases de données dont Ruby SAS · meentera est titulaire ou concessionnaire exclusif des droits.

Seule la licence d’utilisation définie à l’Article 4 bis est concédée à l’Utilisateur, à l’exclusion de tout autre droit.

L’Utilisateur ne peut en aucune circonstance les reproduire, modifier, traduire, adapter, publier, citer ou exploiter à titre commercial ou personnel sans autorisation écrite préalable. La violation entraînera des poursuites judiciaires.

Article 8 : Données personnelles

Le traitement des données personnelles est effectué conformément à la Politique de Confidentialité accessible via la Plateforme. L’Utilisateur accepte le traitement de ses données selon les modalités décrites.

Article 8 bis : Rôles RGPD (responsable de traitement et sous-traitant)

À ce titre, il appartient à l’Utilisateur, et à lui seul, de : déterminer la finalité et la base légale des traitements qu’il met en œuvre ; s’assurer de la licéité de la collecte des données qu’il charge ; informer les personnes concernées et, le cas échéant, recueillir leur consentement ; respecter le secret professionnel de l’avocat et ses obligations déontologiques ; traiter les demandes d’exercice des droits des personnes concernées.

Ruby SAS · meentera met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées : pseudonymisation des identifiants structurés avant l’appel au moteur d’analyse, dans les limites précisées à l’article 5 bis, chiffrement en transit et au repos, hébergement en France et dans l’Union européenne (voir Article 9 ter), traçabilité des accès. Le détail figure à l’Annexe A : DPA Mistral.

En sa qualité de sous-traitant, Ruby SAS · meentera s’engage en outre, conformément à l’article 28.3 du RGPD, à :

• Confidentialité : veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données s’engagent à en respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité (article 28.3.b) ;
• Assistance : aider l’Utilisateur, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées et dans la mesure du possible, à donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées (article 28.3.e), notamment via les fonctions d’export et de suppression de la Plateforme ;
• Notification des violations : notifier à l’Utilisateur toute violation de données à caractère personnel dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance (articles 28.3.f et 33.2), avec les éléments nécessaires à sa propre notification à la CNIL et, le cas échéant, aux personnes concernées ;
• Sort des données : au terme de la prestation, supprimer les données ou les restituer à l’Utilisateur, selon son choix, et détruire les copies existantes, sauf obligation légale de conservation (article 28.3.g) ; les mécanismes automatiques de purge décrits à l’Article 8 ter (destruction du texte des pièces dès la production du livrable, destruction du livrable lui-même, expiration des datarooms, purge de la table de pseudonymisation à 90 jours) s’appliquent en continu, sans attendre la fin du contrat ;
• Audit : mettre à la disposition de l’Utilisateur les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations, et permettre la réalisation d’audits, y compris des inspections, par l’Utilisateur ou un auditeur qu’il a mandaté, dans des conditions raisonnables de délai, de périmètre et de confidentialité (article 28.3.h) ;
• Sous-traitants ultérieurs : ne recourir qu’aux sous-traitants ultérieurs listés dans la Politique de Confidentialité (autorisation écrite générale de l’Utilisateur, article 28.2). Tout ajout ou remplacement fait l’objet d’une information préalable de l’Utilisateur, qui dispose de trente jours pour émettre des objections ; à défaut d’accord sur une solution de remplacement, l’Utilisateur peut résilier l’abonnement concerné sans pénalité.

L’Utilisateur reconnaît que la pseudonymisation réduit l’exposition des données auprès des prestataires d’analyse sans la supprimer, dans les limites énoncées à l’article 5 bis, et qu’elle ne le dispense pas de ses propres obligations de responsable de traitement, notamment quant au contenu en texte libre et aux pièces qu’il choisit de soumettre.

Article 8 ter : Durées de conservation et remise des livrables

Remise préalable du livrable : l’accès en lecture à un livrable est subordonné à son téléchargement préalable par l’Utilisateur. Cette remise a pour objet de garantir que l’Utilisateur détient son exemplaire avant que ne courent les délais de destruction ci-dessous.

Durées applicables :

• Texte extrait des pièces et fichiers déposés sur une analyse : détruits dès la production du livrable. En cas d’échec technique de l’analyse, ils sont conservés quarante-huit (48) heures afin de permettre une reprise sans nouvelle consommation de crédit, puis détruits.
• Livrable téléchargé : détruit une (1) heure après son téléchargement. L’Utilisateur en détient alors son exemplaire.
• Livrable non téléchargé : conservé trente (30) jours à compter de sa production, puis détruit.
• Table de correspondance de pseudonymisation : chiffrée et purgée au plus tard quatre-vingt-dix (90) jours après sa création, conformément à l’Article 5 bis.

Caractère définitif de la destruction : la destruction est irréversible. Elle emporte perte de l’accès au livrable depuis la Plateforme, sans que Ruby SAS · meentera puisse le restituer. L’Utilisateur qui souhaite disposer à nouveau d’un livrable détruit doit relancer une analyse, laquelle donne lieu à une nouvelle consommation de crédit.

Espaces documentaires : les pièces versées par l’Utilisateur dans une Dataroom ne relèvent pas du présent article. Elles demeurent sous le contrôle de l’Utilisateur et suivent la durée propre à l’espace concerné, telle que décrite à l’Article 4. Une pièce importée depuis une Dataroom vers une analyse n’est jamais supprimée de la Dataroom du fait de cette analyse.

Exception légale : les données dont la conservation est imposée par une obligation légale ou réglementaire, notamment les données de facturation, sont conservées pour la durée prévue par cette obligation, indépendamment des délais ci-dessus.

Article 9 : Limitation de responsabilité

Nature informationnelle des Solutions : Les Solutions meentera fournissent des analyses, simulations, recommandations et contenus à titre informatif et d’aide à la décision. Elles ne se substituent en aucun cas à l’avis ou la consultation d’un avocat, expert-comptable, fiscaliste, commissaire aux comptes ou tout autre professionnel habilité relevant de votre situation spécifique.

Aide à la décision et vérification humaine : Les livrables sont fournis en l’état, comme une aide à la décision et à la rédaction. L’Utilisateur, professionnel du droit, demeure seul responsable de la vérification, de la qualification juridique, du contrôle et de l’usage des livrables vis-à-vis de ses clients et des tiers. Ruby SAS · meentera ne garantit ni l’exactitude, ni l’exhaustivité, ni l’adéquation des analyses à une situation particulière.

Indépendance professionnelle : La relation entre l’avocat et son client, la stratégie, les écritures, les conseils et les décisions relèvent de la seule responsabilité de l’avocat. Ruby SAS · meentera n’exerce aucune activité de consultation juridique et n’est pas partie à la relation entre l’Utilisateur et ses clients.

Exclusion des dommages indirects : Dans la limite permise par la loi, Ruby SAS · meentera ne saurait être tenu responsable des dommages indirects, immatériels ou consécutifs, notamment perte de chance, perte de clientèle, perte ou altération de données, manque à gagner, atteinte à l’image, ou toute condamnation prononcée à l’encontre de l’Utilisateur ou de son client.

Plafond de responsabilité : La responsabilité totale de Ruby SAS · meentera, toutes causes confondues, est limitée au montant hors taxes effectivement payé par l’Utilisateur au titre des douze (12) mois précédant le fait générateur. Cette limitation ne s’applique pas en cas de dol, de faute lourde ou de dommage corporel.

Article 9 bis : Garantie et indemnisation par l’Utilisateur

L’Utilisateur garantit Ruby SAS · meentera et le relève de toute conséquence (réclamation, action, condamnation, sanction administrative, frais et honoraires de défense raisonnables) résultant de :

• la violation par l’Utilisateur des présentes CGU ou de toute disposition légale ou déontologique ;
• les données, pièces ou contenus chargés sur la Plateforme, notamment l’absence de droit, de base légale ou d’autorisation pour les traiter ;
• l’usage qu’il fait des livrables auprès de ses clients ou de tiers ;
• tout manquement à ses obligations de responsable de traitement, de confidentialité ou de secret professionnel.

Article 9 ter : Prestataires tiers et moteur d’analyse

Certaines fonctionnalités s’appuient sur des prestataires techniques tiers : le moteur d’analyse Mistral (éditeur français, hébergement en Union européenne), l’hébergeur, le prestataire de paiement et le prestataire d’envoi d’emails. Les données transmises au moteur d’analyse font l’objet d’une pseudonymisation par le pipeline meentera dans les conditions et les limites décrites à l’article 5 bis : les identifiants structurés sont remplacés par des jetons, la table de correspondance étant chiffrée et conservée hors du moteur d’analyse.

Localisation précise de l’infrastructure : l’application et le calcul applicatif sont hébergés en France par Clever Cloud (zone HDS Paris) ; les pièces et documents chargés sur la Plateforme sont stockés en France par OVHcloud (France, option HDS pour les dossiers sensibles) ; la base de données (authentification, métadonnées, structure des dossiers) est hébergée dans l’Union européenne par Supabase, dans la région Irlande (Dublin, eu-west-1). Ce choix, conforme au RGPD, garantit qu’aucune donnée n’est transférée hors de l’Union européenne sans les garanties prévues au chapitre V du RGPD.

Ruby SAS · meentera sélectionne ces prestataires avec soin, mais ne saurait être tenu responsable des actes, défaillances, interruptions ou incidents de sécurité imputables à un prestataire tiers échappant à son contrôle raisonnable. Les conditions de traitement par Mistral figurent à l’Annexe A : DPA Mistral, mise à jour selon l’état réel du contrat conclu entre Ruby SAS et Mistral AI.

Article 10 : Disponibilité et maintenance

Ruby SAS · meentera s’engage à assurer la disponibilité de la Plateforme 24/7, hors maintenances programmées ou situations de force majeure. Des interruptions peuvent survenir pour mise à jour, correction de sécurité ou évolutions. Les utilisateurs seront avertis en cas de maintenance programmée.

Article 11 : Modification des CGU

Ruby SAS · meentera se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment. Les modifications s’imposeront à l’Utilisateur à compter de leur mise en ligne. L’utilisation continue de la Plateforme vaut acceptation des modifications.

Article 12 : Droit applicable et juridiction

Les présentes CGU sont régies par le droit français. Tout différend sera soumis à la juridiction compétente selon le domicile du défendeur. Les parties cherchent d’abord à résoudre tout différend à l’amiable.