Politique de confidentialité

1. Responsable de traitement

Ruby SAS · meentera · SAS (société par actions simplifiée) au capital de 100 €
Siège social : 1 allée des Atlantes, 28000 Chartres, France
RCS Chartres 108422387 · SIRET 10842238700010 · TVA FR80108422387
Représentant légal : Franck Tridat, Président
Courriel : contact@meentera.com
Contact protection des données : dpo@meentera.com

Ruby SAS · meentera est responsable du traitement de vos données personnelles au sens de l’article 4(7) du RGPD et de la loi Informatique et Libertés n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée. Les traitements sont inscrits au registre prévu par l’article 30 du RGPD et soumis au contrôle de la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés).

2. Données collectées

Nous collectons les catégories de données suivantes selon le contexte d’utilisation :

• Données d’inscription : Nom, prénom, adresse électronique, mot de passe, entreprise, secteur d’activité, fonction
• Données d’utilisation : Interactions avec les Solutions, requêtes effectuées, analyses demandées, paramètres configurés
• Données de paiement : Informations de facturation, plan souscrit, historique d’abonnement (traitement via tiers sécurisés)
• Données techniques : Adresse IP, type de navigateur, pages visitées
• Demande de rappel : Nom, cabinet, numéro de téléphone et créneau préféré, lorsque vous demandez à être rappelé par un membre de l’équipe depuis le site. Rien d’autre n’est collecté à cette occasion

3. Finalités et bases légales

Exécution du contrat : Gestion de votre compte, accès aux Solutions, facturation, support utilisateur.

Consentement : Envoi de communications commerciales et de lettres d’information (vous pouvez vous désabonner à tout moment).

Intérêt légitime : Amélioration de la Plateforme, prévention de la fraude, sécurité, conformité légale.

Statistiques de refacturation des crédits : Ruby SAS établit, pour le pilotage de son offre, des statistiques agrégées et anonymisées sur l’écart entre le prix hors taxes auquel les cabinets refacturent les crédits à leurs clients et le prix hors taxes auquel ils les ont achetés. Ces statistiques portent sur au moins cinq cabinets ; aucun chiffre propre à un cabinet ou à un client n’en est restitué ni conservé. Établies mois par mois, elles se limitent au nombre de cabinets concernés, à leur marge moyenne par crédit arrondie à l’euro et à la part de ceux qui revendent au-dessus de leur prix d’achat. Elles ne reposent sur aucune donnée des clients de votre cabinet : des factures de refacturation, seuls la nature et le numéro de la pièce, sa date, son état, l’existence d’un avoir ou d’un temps passé qui s’y rattache, les quantités et les prix hors taxes sont lus, jamais l’identité ni les coordonnées d’un client, ni le libellé d’une ligne. Votre cabinet l’autorise à l’article 5 des CGU ; la base légale en est l’intérêt légitime de Ruby SAS (article 6.1.f du RGPD).

Obligation légale : Conservation des données de facturation pendant 10 ans (conformité fiscale).

Mesures précontractuelles : Traitement de votre demande de rappel, prise à votre demande avant la conclusion d’un éventuel contrat (article 6.1.b du RGPD). Ces informations servent uniquement à vous rappeler et ne sont transmises à aucun tiers.

Annuaire professionnel des avocats (données collectées indirectement, article 14 du RGPD) : Afin de vérifier la qualité d’avocat lors de la création et de la vérification des comptes, meentera maintient une copie de l’annuaire public des avocats de France : données strictement professionnelles (nom, prénom, barreau, date de serment, SIREN professionnel, spécialités), issues de l’annuaire public de la profession et des bases publiques d’identification des entreprises. Base légale : intérêt légitime (article 6.1.f, fiabilité de la vérification professionnelle et sécurité de la Plateforme). Ces données ne sont ni enrichies, ni utilisées à des fins de prospection, ni accessibles sans compte authentifié. Compte tenu du nombre de professionnels concernés, une information individuelle représenterait un effort disproportionné (article 14.5.b) : la présente mention en tient lieu, et tout avocat peut exercer ses droits d’accès, de rectification, d’opposition et d’effacement de sa fiche auprès de dpo@meentera.com.

3 bis. Lecture de votre agenda extérieur

Si vous reliez vos agendas professionnels (Microsoft 365, Google Agenda, Apple iCloud : un par fournisseur, lus ensemble) depuis Paramètres, rubrique « Mon agenda », meentera les lit à votre demande, sans jamais y écrire. Ce traitement est réalisé pour le compte de votre cabinet, responsable de traitement ; Ruby SAS y agit comme sous-traitant (article 8 bis des CGU).

• Ce qui est lu : les seuls calendriers que vous désignez. Tant qu’aucun n’est coché, rien n’est lu. D’un rendez-vous rattaché qui n’y apparaît plus, meentera vérifie seulement s’il existe encore dans votre compte Microsoft 365, ou dans les agendas que consulte votre compte Google.
• Ce qui est conservé : les seuls créneaux pris, relus chaque heure pour le jour même et les six mois à venir, avec leur intitulé, leur lieu et les adresses des invités extérieurs au cabinet : un rendez-vous marqué disponible ou annulé n’est pas gardé, un rendez-vous marqué privé, personnel ou confidentiel n’est gardé que comme créneau, sans contenu. Ils servent à afficher vos rendez-vous dans votre agenda meentera, à vous signaler un créneau déjà pris quand un rendez-vous est posé dans meentera, à compter ce temps pris dans votre charge de travail, et à vous permettre de les rattacher à un dossier. Vous seul en lisez le contenu ; les membres de votre cabinet peuvent savoir quand vous êtes pris, sans savoir avec qui ni pourquoi. Un créneau passé n’est plus relu : il reste tel qu’il a été lu en dernier, pour que vous puissiez encore le rattacher à un dossier, et il est effacé au plus tard dans la nuit qui suit le trente et unième jour après son jour.
• Rattacher un créneau à un dossier : depuis votre agenda meentera, vous pouvez rattacher un de ces créneaux à un dossier de votre cabinet. Il devient un rendez-vous de ce dossier, avec son horaire et l’intitulé que vous retenez (« Rendez-vous » par défaut), sans que le lieu ni les invités de votre agenda soient recopiés. Le titulaire de votre cabinet, ses administrateurs et ses collaborateurs le lisent alors, comme les autres rendez-vous de dossier, et il est conservé comme eux. Un créneau passé se rattache encore tant qu’il est conservé. Une fois le rendez-vous terminé, vous pouvez enregistrer au dossier le temps que vous y avez passé (point 3 quinquies). Tant que votre agenda reste relié et lu, que son jour n’est pas passé et que vous n’en changez pas l’horaire dans meentera, son horaire suit celui de votre agenda, relu une fois par heure. Si cette relecture constate, avant qu’il ne commence, qu’il y a été supprimé ou annulé, meentera vous le signale, et soit l’annule, ce que vous pouvez défaire, soit vous laisse décider ; une disparition constatée après son début ne change rien au rendez-vous et n’est pas signalée. Pour un agenda Microsoft 365 ou Google Agenda, quand un rendez-vous rattaché n’apparaît plus dans les calendriers désignés, meentera vérifie seulement s’il existe encore dans le compte relié (pour Google, dans les autres agendas que ce compte consulte), pour distinguer une suppression d’un changement de calendrier : d’un rendez-vous rangé hors de ces calendriers, rien n’est repris ni conservé. Pour un agenda iCloud, cette vérification n’est pas faite : un rendez-vous qui n’apparaît plus vous est signalé, et vous décidez. Le dossier qui vous est proposé est calculé au moment où vous ouvrez le créneau, en rapprochant les adresses de ses invités et son intitulé des clients des dossiers du cabinet : rien de ce calcul n’est conservé, et il n’est pas soumis au moteur d’analyse. Votre choix (un dossier, ou « Personnel, sans dossier », qui laisse le créneau compté comme pris) est conservé avec l’horaire du créneau, ses identifiants chez votre fournisseur (le sien et, pour une occurrence, celui de sa série) et l’adresse du compte relié d’où il vient, sans intitulé, lieu ni invités, jusqu’à la nuit qui suit le trente et unième jour après son jour, ou le soixante-deuxième si le créneau a disparu de votre agenda : il empêche qu’un créneau déjà traité vous soit proposé de nouveau.
• Reprise de portefeuille : à votre demande, depuis l’écran « Reprise de portefeuille », meentera lit l’historique d’un agenda relié, une fois par agenda, sur douze, vingt-quatre, trente-six ou quarante-huit mois pour vous proposer vos clients, et rapproche chaque nom des clients, des prospects et des fiches de renseignements de votre cabinet. Aucun des rendez-vous lus pour cette reprise n’est enregistré. Seul le résultat est conservé : les noms proposés et, pour chacun, sa note de classement et les motifs de cette note, sa nature présumée (personne morale ou indéterminée), le nombre de rendez-vous, la première et la dernière date, et le domaine de l’adresse d’une personne conviée hors du cabinet, ainsi que l’adresse de la personne conviée hors du cabinet le plus souvent avec ce nom ; pour un nom qui rappelle une fiche de votre cabinet, quatre de ces fiches au plus, chacune avec son libellé, sa nature (personne physique ou morale, quand elle est connue), son nombre de dossiers et le motif du rapprochement (même nom, début de nom identique, nom proche, même adresse électronique ou même domaine de messagerie) ; les assemblées annuelles repérées, et si leur nom est celui d’un client ou d’un prospect du cabinet ; le nombre de rendez-vous lus. Aucune autre adresse de personne conviée n’est conservée, et rien d’autre des fiches de votre cabinet. Les noms, et tout ce qui les accompagne, sont effacés dès que vous terminez la reprise ou déconnectez cet agenda ; sinon, ils ne vous sont plus proposés trente jours après la lecture et sont effacés au plus tard dans la nuit qui suit. Ne restent alors que les compteurs et les dates de la reprise. Les noms que vous retenez entrent dans votre cabinet sous une nouvelle fiche client, sous la fiche existante que vous désignez comme le même client, ou sous celle à laquelle meentera les rattache d’office (même nom de deux personnes morales dont les formes de société ne se contredisent pas, ou même nom de deux personnes physiques, désignées comme telles par leur civilité ou leur nature, quand la fiche porte déjà la même adresse électronique et que leurs civilités s’accordent : une civilité qui dit le genre, « M. » ou « Mme », figure des deux côtés, un titre comme « Me » ou « Dr » pouvant ne figurer que d’un côté) ; chaque fiche y reçoit un dossier, un seul pour toute la reprise, et l’adresse liée au nom qui ouvre ce dossier, quand il y en a une, devient le contact de la fiche, sauf si la fiche existante en porte déjà une ; vous pouvez la corriger ou l’effacer. Une lecture menée à son terme ne se refait pas sur le même agenda, même une fois la liste effacée ou cet agenda déconnecté puis relié ; un nom qui rappelle une fiche de votre cabinet, qu’une reprise précédente l’ait créée ou non, vous est présenté avec elle au lieu d’être proposé comme nouveau client ; seule une lecture qui n’a pas abouti peut être relancée, toujours à votre demande, sauf si elle a échoué parce que votre cabinet compte trop de dossiers, de prospects ou de fiches de renseignements pour qu’ils soient tous comparés à votre agenda.
• Accès à votre agenda : ce qui permet à meentera de le lire (le jeton délivré par votre fournisseur, ou le mot de passe pour application que vous confiez pour Apple iCloud) est conservé chiffré, avec l’adresse du compte relié et la liste des calendriers désignés, pour chaque agenda relié, jusqu’à ce que vous le déconnectiez ou quittiez le cabinet. Pour Microsoft 365 et Google Agenda, l’autorisation demandée est une lecture seule. Apple ne permet pas de limiter un mot de passe pour application à la lecture : c’est meentera qui s’en tient à lire vos calendriers.
• Adresses de vos agendas : un agenda ne se relie qu’à un compte qui porte votre adresse de connexion à meentera, ou une autre adresse que vous déclarez et vérifiez en saisissant le code à six chiffres qui lui est envoyé par courriel. Une adresse vérifiée est conservée jusqu’à ce que vous la retiriez, quittiez le cabinet ou supprimiez votre compte ; une adresse jamais vérifiée est effacée au plus tard deux jours après sa déclaration. meentera ne conserve jamais le code : seule son empreinte l’est, effacée à la vérification ou au plus tard dans la nuit qui suit son expiration, quinze minutes après l’envoi. L’envoi du courriel est journalisé (adresse, objet, date), sans le code.
• Arrêter : « Déconnecter », dans la rubrique « Mon agenda », efface aussitôt l’accès, les créneaux conservés et la liste de noms d’une reprise non terminée ; d’une reprise déjà lue ne restent que ses compteurs et ses dates. Les créneaux des jours passés ne sont pas relus : ils ne reviennent pas si vous reliez de nouveau votre agenda, et retirer un calendrier de la lecture les efface aussi. Retirer l’autorisation depuis votre compte chez votre fournisseur arrête la lecture ; seule la déconnexion dans meentera efface aussitôt l’accès, les créneaux et la liste de noms. Votre départ du cabinet efface l’accès, les créneaux et une reprise non terminée, compteurs compris : si vous reveniez au cabinet, votre historique pourrait être lu de nouveau, à votre demande. À la déconnexion comme au départ, vos choix sur des créneaux (horaire, identifiants chez votre fournisseur et adresse du compte relié, sans contenu) restent jusqu’à leur effacement prévu, et les rendez-vous rattachés restent dans leurs dossiers, avec le temps que vous y avez enregistré.

Ni l’historique lu ni la liste des noms ne sont soumis au moteur d’analyse : le classement des noms et leur rapprochement des fiches de votre cabinet sont calculés par meentera.

3 ter. Abonnement de votre application d’agenda

Distinct de la lecture décrite au point 3 bis, l’abonnement fait l’inverse : c’est votre application d’agenda (Calendrier d’Apple, Google Agenda, Outlook ou toute autre) qui relève vos dates meentera, à son propre rythme, à une adresse personnelle que meentera vous remet. Rien n’est publié tant que vous ne l’avez pas activé, depuis Paramètres, rubrique « Mon agenda », carte « Mon agenda sur mon téléphone ». Ce traitement est réalisé pour le compte de votre cabinet, responsable de traitement ; Ruby SAS y agit comme sous-traitant (article 8 bis des CGU).

• Ce qui est publié : vos échéances à traiter, vos audiences, vos rendez-vous, y compris ceux où un confrère vous a convié, sauf ceux que vous avez rattachés depuis votre agenda relié, qui figurent déjà dans cet agenda, et vos absences, sur une période qui va par défaut du mois écoulé aux douze mois à venir. Par défaut, chaque date ne porte que le jour, l’heure, la nature de l’acte et la référence du dossier : ni le nom du client, ni le lieu. Si vous cochez l’option des intitulés complets, les intitulés et les lieux tels qu’ils figurent dans meentera sont publiés aussi, y compris l’objet et le lieu de vos propres rendez-vous personnels. Le rendez-vous personnel d’un confrère sort toujours sous l’intitulé « meentera : Personnel », sans lieu, et une absence toujours sans son motif, quelle que soit l’option.
• Chez qui : votre application d’agenda et son fournisseur gardent une copie des dates relevées. Ce sont vos services, choisis par vous ou votre cabinet, et non des sous-traitants de Ruby SAS ; cette copie relève des conditions que vous avez souscrites auprès d’eux.
• L’adresse vaut accès : quiconque la détient peut lire ces dates, sans mot de passe. Ne la publiez pas et ne la transmettez pas.
• Arrêter : « Remplacer l’adresse » ou « Révoquer l’adresse », sur la même carte, et l’ancienne adresse cesse aussitôt de servir vos dates : à son relevé suivant, votre application n’y trouve plus qu’un agenda vide. L’adresse est aussi révoquée à votre départ du cabinet. Retirez ensuite ce calendrier de votre application ; ce que son fournisseur en conserve relève de lui.

meentera ne conserve jamais l’adresse en clair : il en garde de quoi la reconnaître, et une copie chiffrée qui lui permet de vous la réafficher, à vous seul. Ces éléments et vos réglages sont conservés jusqu’à leur révocation, votre départ du cabinet ou la suppression de votre compte, avec la date du dernier relevé et leur nombre, ainsi qu’un journal des gestes faits sur l’abonnement (activation, remplacement, révocation, choix des intitulés), sans l’adresse ni aucune date de votre agenda.

3 quater. Suivi de votre usage et rappels

Pour chaque compte d’avocat, meentera enregistre la date de chaque connexion et les jours où vous vous êtes connecté ou avez utilisé l’application. Il en tire le nombre de connexions et de jours actifs, sur le mois et au total, et la date de votre dernière connexion. Ce suivi ne mesure pas la durée de vos connexions et ne retient pas les pages que vous consultez : il ne garde que des dates.

• Finalités : le suivi de votre compte par Ruby SAS, et l’envoi de rappels par courriel quand vous ne vous êtes pas connecté depuis quatre jours ouvrés (trois rappels au plus, puis plus rien avant votre prochaine connexion).
• Base légale : l’intérêt légitime de Ruby SAS à la bonne exécution du contrat qui la lie à votre cabinet (article 6.1.f du RGPD).
• Qui y a accès : l’équipe de Ruby SAS, depuis sa console d’administration. Ces informations ne sont pas montrées aux associés ni aux autres membres de votre cabinet.
• Durée : 13 mois, puis effacement automatique, pour les dates de connexion, les jours actifs et le journal des rappels envoyés.
• Vous opposer aux rappels : le lien « me désinscrire » présent dans chaque rappel suffit, en un clic et sans connexion, ou la case prévue dans Paramètres. Pour vous opposer au suivi lui-même, écrivez à dpo@meentera.com.

3 quinquies. Temps passé sur vos dossiers

Vous pouvez enregistrer le temps que vous passez sur un dossier : en le saisissant dans l’onglet Temps de sa fiche ; en reprenant la durée d’un rendez-vous terminé du dossier, depuis cet onglet ou depuis le sous-onglet « Temps passé » de Ma Facturation ; ou en rattachant un créneau déjà terminé de votre agenda relié (point 3 bis). Un membre du cabinet qui tient votre agenda peut aussi enregistrer votre temps. Ce traitement est réalisé pour le compte de votre cabinet, responsable de traitement ; Ruby SAS y agit comme sous-traitant (article 8 bis des CGU).

• Ce qui est enregistré : le dossier, l’avocat dont c’est le temps et son nom, le compte qui l’a enregistré, la date, la durée, l’intitulé, la description que vous saisissez, son caractère facturable et, une fois facturé, la facture qui le porte et la date. Le temps d’un rendez-vous garde le lien vers ce rendez-vous et prend pour intitulé sa nature (« Rendez-vous », « Réunion » ou « Audience »), jamais son intitulé, son lieu ni ses invités.
• À quoi il sert : tenir le relevé des temps passés du dossier ; valoriser le temps qui reste à facturer au taux horaire de la convention d’honoraires du dossier, quand elle en fixe un ; à votre demande, le reprendre en lignes d’une facture de Ma Facturation adressée au client du dossier, qui le marque alors facturé. Il n’est pas soumis au moteur d’analyse.
• Qui le lit : vous, le membre qui l’a enregistré pour vous, l’avocat du dossier, et le titulaire de votre cabinet, ses administrateurs et ses collaborateurs. Tant qu’il n’est pas facturé, un autre avocat du cabinet ne le lit pas sur un dossier dont il n’est pas l’avocat ; une fois porté sur une facture, son intitulé, sa date, votre nom et sa durée figurent dans les lignes de cette facture, que tous les membres du cabinet lisent comme toute facture. L’export complet du cabinet le contient.
• Combien de temps : il est conservé avec le dossier, et supprimé avec lui. Tant qu’il n’est pas facturé, vous, le membre qui l’a enregistré ou celui qui tient votre agenda pouvez le corriger ou le supprimer ; porté sur une facture, il ne se modifie plus. La suppression d’un brouillon de facture le libère ; une facture émise ne se supprime pas et le garde, même annulée par un avoir. Si vous quittez le cabinet, il reste à votre nom dans le dossier.

3 sexies. Fiche de renseignements de vos clients

Chaque client de votre cabinet a une fiche de renseignements, que vous complétez à la création d’un dossier ou depuis la fiche du client. Ce traitement est réalisé pour le compte de votre cabinet, responsable de traitement ; Ruby SAS y agit comme sous-traitant (article 8 bis des CGU).

• Ce qui est enregistré : pour une société, sa forme juridique, l’adresse de son siège, son représentant légal, son capital social, sa date de clôture comptable et les données du registre public des entreprises que vous choisissez d’importer ; pour une personne physique, son adresse et son état civil : date et lieu de naissance, nationalité et situation familiale, et, le cas échéant, sa forme d’exercice individuelle, son représentant et son numéro SIREN ou SIRET ; pour l’une comme pour l’autre, le secteur, l’effectif, le code NAF et les notes que vous y saisissez. La création d’un dossier ne remplit que les renseignements que la fiche n’a pas encore : ceux qu’elle porte déjà ne sont pas remplacés.
• Qui les lit : les membres de votre cabinet, sur la fiche du client. Aucun autre cabinet n’y a accès. L’export complet du cabinet les contient.
• Analyses : pour une analyse rattachée à l’un de ses dossiers ou à ce client, la date et le lieu de naissance d’un client personne physique inscrits sur une fiche de votre cabinet qui porte son nom ou son SIREN sont remplacés par des jetons dans le texte de ses pièces avant l’appel au moteur d’analyse : la date sous ses principales écritures, le lieu là où il est écrit comme sur la fiche, à ses accents et à ses traits d’union près, avec une majuscule initiale. Ce remplacement a les limites énoncées à l’article 5 bis des CGU, notamment : une pièce scannée est transmise dans son format d’origine pour en extraire le texte, et la lecture des dirigeants dans les pièces d’une valorisation comme la lecture d’une pièce dans le module Vigilance LCB-FT (lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme) se font sans masque. La nationalité et la situation familiale ne sont pas masquées.
• Combien de temps : aucune durée n’est fixée d’avance et aucune suppression n’est automatique. La fiche reste enregistrée tant que les données de votre cabinet le sont, y compris après la clôture des dossiers du client ou la fin de votre abonnement. Vous pouvez corriger ou effacer depuis la fiche du client les renseignements que vous y saisissez ; les données importées du registre public des entreprises qui ne s’y modifient pas (numéro de TVA intracommunautaire, date de création, catégorie d’entreprise, chiffre d’affaires) sont remplacées par un nouvel import. Quand deux fiches sont réunies, une seule est conservée, de préférence celle qui porte un SIREN : elle reçoit les renseignements qui lui manquaient ; pour un renseignement que les deux portaient, sa valeur est gardée et celle de l’autre fiche est supprimée avec elle.

4. Destinataires des données

Vos données peuvent être communiquées aux sous-traitants suivants, tous liés par des clauses de confidentialité :

• Supabase : Base de données, authentification et stockage. Infrastructure hébergée dans l’Union européenne. Société éditrice (Supabase Inc.) basée aux États-Unis, transfert encadré par des Clauses Contractuelles Types
• Clever Cloud : Hébergement de l’application, société française, hébergement en France
• Mistral : Moteur d’analyse, société française, hébergement dans l’Union européenne. Les identifiants structurés sont remplacés par des jetons avant l’appel au moteur d’analyse ; la portée exacte de cette pseudonymisation et ses limites, notamment pour les pièces transmises dans leur format d’origine afin d’en extraire le texte, sont décrites à l’article 5 bis des CGU
• OVH : Stockage objet des pièces déposées dans les datarooms et de la copie des factures que Ruby SAS adresse aux cabinets, société française, hébergement France
• Stripe : Traitement des paiements, hébergement US, conforme PCI-DSS
• Brevo : Envoi de courriels de service et de prospection (lettre d’information de l’avocat, sur consentement), société française, hébergement dans l’Union européenne

Sources publiques et services de données interrogés. Pour lire des informations publiques sur une société, meentera interroge les services suivants. Ce ne sont pas des sous-traitants de Ruby SAS : aucun accord de sous-traitance (article 28 du RGPD) ne les lie à elle, certains n’étant ouverts qu’à un compte qui en accepte les conditions d’utilisation ; ils reçoivent seulement ce qui est indiqué pour chacun.

• API « Recherche d’entreprises » (Direction interministérielle du numérique, État français) : Données publiques d’entreprises et vérification SIREN (INSEE et INPI agrégés), service public français, hébergement France ; le nom, le SIREN ou le SIRET d’une société que vous recherchez ou vérifiez dans meentera lui est transmis, y compris depuis votre navigateur lors de l’inscription de votre cabinet
• API du registre national des entreprises (Institut national de la propriété industrielle, établissement public français) : Lecture des bénéficiaires effectifs déclarés d’une société lors d’une vérification du module Vigilance LCB-FT ; le SIREN de la société lui est transmis
• API Sirene (Institut national de la statistique et des études économiques, service de l’État français) : Vérification du SIRET de votre cabinet lors de son inscription ; ce SIRET lui est transmis
• API du Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (Direction de l’information légale et administrative, service de l’État français) : Lecture des annonces de cession publiées depuis deux ans, lors d’un audit valorisation, pour situer des transactions comparables ; aucune donnée de vos dossiers ne lui est transmise. Le tri est effectué côté meentera et n’écarte que les annonces dont l’activité cite un autre secteur : les autres ne sont pas toutes du secteur du dossier. Lors de l’analyse d’un audit juridique, le SIREN de la société auditée lui est transmis pour lire ses annonces légales : celui du dossier rattaché à l’audit, à défaut, pour un audit plus ancien, celui qu’il portait déjà, à défaut celui des autres dossiers du client ou de sa fiche de renseignements. Rien ne lui est transmis pour un client personne physique ou entrepreneur individuel, pour un audit rattaché à aucun dossier ni client, ni quand plusieurs SIREN ou plusieurs fiches répondent au client
• Registre national des gels des avoirs (Direction générale du Trésor) et liste consolidée des sanctions financières de l’Union européenne : Criblage des mesures de sanctions (module Vigilance LCB-FT), sources officielles publiques, aucune donnée du cabinet n’est transmise à ces sources (le rapprochement est effectué côté meentera)
• Légifrance (via la plateforme PISTE) : Vérification des sources juridiques citées, service public français, hébergement France

Services tiers du site. Les services suivants ne reçoivent de données qu’aux conditions indiquées :

• LinkedIn (Microsoft Ireland Unlimited Company) : Mesure d’audience de nos campagnes publicitaires LinkedIn, uniquement si vous avez donné votre consentement marketing via le bandeau cookies. Aucune donnée transmise en l’absence de ce consentement explicite
• Unsplash : Certains visuels d’illustration du site proviennent de la bibliothèque Unsplash, société basée aux États-Unis. Nos serveurs les récupèrent et vous les servent depuis notre propre domaine : votre navigateur ne se connecte pas à Unsplash, et aucune donnée vous concernant ne lui est transmise

Les services d’agenda que vous reliez (Microsoft 365, Google Agenda, Apple iCloud) ne figurent pas dans cette liste : ce sont vos services, choisis par vous ou votre cabinet, et non des sous-traitants de Ruby SAS. meentera les interroge à votre demande, avec votre autorisation, pour lire les calendriers que vous désignez ; cette lecture n’y dépose aucune donnée de votre cabinet. Il en va autrement si vous activez l’abonnement de votre application d’agenda (point 3 ter) : l’application relève alors vos dates meentera, et son fournisseur en garde une copie. Leur traitement relève des conditions que vous avez souscrites auprès d’eux.

Aucune donnée n’est vendue à des tiers commerciaux.

5. Transferts hors Union européenne

Stripe (paiements) : Également localisé aux États-Unis. Transfert encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, intégrées à son accord de sous-traitance (article 28 du RGPD), en complément de ses certifications (PCI-DSS, SOC 2, ISO 27001).

Supabase (base de données) : La société éditrice, Supabase Inc., est basée aux États-Unis. Les données de nos clients sont toutefois hébergées physiquement dans l’Union européenne. Des Clauses Contractuelles Types encadrent ce transfert.

LinkedIn (mesure publicitaire, sur consentement) : Traitement par LinkedIn Ireland Unlimited Company ; société mère (Microsoft Corporation) basée aux États-Unis. Transfert encadré par les clauses contractuelles types de Microsoft.

6. Durée de conservation

• Données de compte : Conservées durant l’abonnement actif + 3 ans après résiliation ou suppression du compte
• Données de paiement : Conservées 10 ans (obligation légale fiscale et comptable)
• Logs techniques : Conservés 12 mois
• Journal des courriels envoyés (destinataire, objet, statut) : Conservé 12 mois, puis purgé automatiquement
• Journal de sécurité (adresse IP tronquée, jamais complète) : Conservé 12 mois, puis purgé automatiquement
• Texte des pièces soumises à analyse et fichiers déposés sur une analyse : Détruits automatiquement dès la production du livrable. En cas d’échec technique de l’analyse, conservés 48 heures pour permettre une reprise, puis détruits
• Livrable téléchargé d’un audit juridique, d’un audit social, d’une analyse financière ou d’un audit valorisation : Détruit 1 heure après son premier téléchargement ; l’exemplaire téléchargé reste celui de l’avocat
• Livrable non téléchargé, ou livrable d’un autre module : Conservé 30 jours à compter de sa production, puis détruit
• Analyse AdversIA : Conservée 30 jours à compter de sa production, puis détruite, que des conclusions en aient été tirées ou non. Le fichier Word des conclusions est retiré de l’espace de téléchargement une fois téléchargé ; quand l’analyse est rattachée à un dossier, un exemplaire en est rangé dans les documents de ce dossier, qui suivent le sort des autres données du cabinet
• Chiffres de reprise d’une analyse financière ou d’une valorisation : Agrégats chiffrés et leviers, sans texte d’analyse ni pièce, conservés 24 heures pour l’analyse suivante de la même affaire, puis détruits ; le journal des reprises et des corrections est conservé tant que le compte du cabinet existe, et effacé avec lui
• Empreinte des livrables d’analyse financière et de valorisation téléchargés : Conservée tant que l’analyse existe, pour reconnaître le fichier original s’il est redéposé ; elle ne contient aucune donnée du dossier. Un fichier redéposé est lu puis abandonné, seuls ses chiffres sont conservés 24 heures
• Table de correspondance de pseudonymisation : Chiffrée, purgée automatiquement à 90 jours
• Données analytiques : Agrégées et anonymisées après 12 mois
• Agenda extérieur relié : accès conservé chiffré jusqu’à la déconnexion, au départ du cabinet ou à la suppression du compte ; créneaux pris, relus pour le jour même et les six mois à venir, avec leur intitulé, leur lieu et les adresses des invités extérieurs au cabinet, lisibles de vous seul, effacés au plus tard dans la nuit qui suit le trente et unième jour après leur jour ; vos choix sur ces créneaux (dossier ou personnel), sans contenu, jusqu’à la nuit qui suit le trente et unième jour après leur jour, ou le soixante-deuxième s’ils ont disparu de votre agenda ; un créneau rattaché à un dossier devient un rendez-vous de ce dossier et suit la conservation des données du cabinet
• Fiche de renseignements d’un client, état civil d’une personne physique compris : aucune suppression automatique ; conservée tant que les données du cabinet le sont, y compris après la clôture des dossiers du client ou la fin de l’abonnement ; les renseignements saisis se corrigent ou s’effacent depuis la fiche du client, les données importées du registre se remplacent par un nouvel import (point 3 sexies)
• Temps passé sur les dossiers : conservé avec le dossier et supprimé avec lui ; il se corrige ou se supprime tant qu’il n’est pas facturé, et ne se modifie plus une fois porté sur une facture
• Reprise de portefeuille : liste des noms proposés, avec ce qu’elle note des fiches de votre cabinet rapprochées, effacée à la fin de la reprise ou à la déconnexion de l’agenda concerné, et au plus tard dans la nuit qui suit le trentième jour après la lecture ; une reprise lue ne garde ensuite que ses compteurs et ses dates, sans aucun nom
• Adresses de vos agendas : conservées jusqu’à leur retrait, votre départ du cabinet ou la suppression de votre compte ; une adresse jamais vérifiée est effacée au plus tard deux jours après sa déclaration, et l’empreinte d’un code au plus tard dans la nuit qui suit son expiration
• Abonnement de votre application d’agenda : adresse et réglages conservés jusqu’à leur révocation, votre départ du cabinet ou la suppression de votre compte ; journal des gestes faits sur l’abonnement, sans l’adresse ni aucune date de l’agenda, conservé 12 mois
• Coordonnées d’un prospect saisies avec un premier rendez-vous : effacées trois ans après le dernier rendez-vous enregistré avec la personne, tant qu’aucun dossier ne leur est rattaché
• Dates de connexion, jours actifs et rappels d’inactivité envoyés : Conservés 13 mois, puis effacés automatiquement
• Demandes de rappel : Conservées 6 mois maximum, puis effacées, qu’un échange ait eu lieu ou non
• Demandes de suppression de compte : Délai de rétractation de 30 jours, puis traitement de l’effacement

7. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d’accès : Obtenir une copie de vos données personnelles
• Droit de rectification : Corriger les données inexactes
• Droit à l’oubli : Demander la suppression de vos données (sauf obligations légales)
• Droit à la portabilité : Recevoir vos données dans un format structuré
• Droit d’opposition : Refuser le traitement pour des finalités spécifiques
• Droit à la limitation : Limiter le traitement à la conservation

Nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai d’un mois à compter de sa réception (article 12.3 du RGPD), délai pouvant être prolongé de deux mois supplémentaires en cas de demande complexe ou d’un nombre important de demandes, moyennant information de votre part de cette prolongation et de ses motifs dans le mois suivant la réception de la demande.

Depuis Paramètres, vous téléchargez vous-même vos données personnelles. L’export comprend les rendez-vous de votre agenda, avec l’objet, le lieu et les notes de vos rendez-vous personnels, l’agenda que vous avez relié (sans les accès qui permettent de le lire), les créneaux conservés, avec leur intitulé, leur lieu et leurs invités, vos choix sur ces créneaux, sans les identifiants de votre fournisseur, le temps passé enregistré à votre nom, votre reprise de portefeuille, avec la liste qu’elle vous propose tant qu’elle n’est pas effacée, fiches de votre cabinet rapprochées comprises, et les prospects que vous avez saisis.

Pour exercer ces droits, écrivez à notre contact protection des données : dpo@meentera.com

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) : 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou via www.cnil.fr/fr/plaintes.

8. Cookies

La Plateforme utilise des cookies conformément à la directive ePrivacy et au RGPD. Consultez notre Politique des cookies pour plus d’informations sur les types de cookies et vos choix.

9. Sécurité des données

Nous mettons en place des mesures de sécurité robustes :

• Chiffrement : Connexions chiffrées, base de données chiffrée, table de correspondance de la pseudonymisation et adresse d’abonnement de votre agenda chiffrées par meentera
• Contrôles d’accès : Double authentification exigée de tous les comptes, cloisonnement de chaque cabinet au niveau de la base de données. À l’intérieur du cabinet, l’objet, le lieu et les notes d’un rendez-vous personnel ne sont lisibles, au même niveau, que par son titulaire et par la personne qui l’a posé : ni les autres membres, ni le propriétaire du cabinet, ni l’export complet du cabinet n’y ont accès
• Contrôles : Contrôles de sécurité automatiques, à chaque modification du code et chaque jour
• Gestion des incidents : Procédure écrite de réaction, et notification à la CNIL dans les 72 heures en cas de violation de données (article 33 du RGPD)

10. Modification de cette politique

Nous nous réservons le droit de modifier cette Politique de Confidentialité à tout moment. Les modifications seront affichées sur cette page avec une date de mise à jour. L’utilisation continue de la Plateforme après modification vaut acceptation.